Junta Central de Contadores

 

 

Concepto No. 0054

10 de Julio de 2006

 

 

Contabilidad de sociedades de hecho

 

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

 

PREGUNTA 1 (Textual):                                                                               

 

 “¿Teniendo en cuenta que las sociedades de hecho carecen de personería jurídica, es correcto que estas lleven contabilidad y que ésta sea presentada como distinta a la contabilidad de las personas que conforman tal sociedad de hecho?

 

¿No es acaso la contabilidad una obligación para las personas? ¿Al no tener la sociedad de hecho esta categoría, estaría bien presentas (sic) contabilidad por tal tipo de sociedad como sustento de las operaciones comerciales y económicas que ésta realice?”

 

RESPUESTA:

 

Para comenzar, resulta pertinente referirnos al ámbito normativo y conceptual en el cual se enmarcan las sociedades de hecho, para lo cual destacamos lo que ha expresado la Superintendencia de Sociedades en su oficio 220-32630 del 30 de septiembre de 2000, documento del cual podemos extractar las consideraciones que siguen:

 

Señala la Supersociedades que, al tenor del artículo 98 del Código de Comercio, por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez constituida legalmente, esto es mediante escritura otorgada conforme al artículo 110 ibídem, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados.

 

Añade que los artículos 498 y siguientes del Código citado establecen por su parte que la sociedad mercantil será de hecho, cuando no se constituya por escritura pública; como tal no es persona jurídica y por consiguiente los derechos que se adquieran y las obligaciones que se contraigan se entenderán a favor o a cargo, según el caso, de todos los socios de hecho; así mismo, las estipulaciones acordadas por los asociados solo producirán efectos entre ellos.

 

De las nociones anteriores se destacan varias características que corresponden a las sociedades de hecho, como entes que difieren de las sociedades regularmente constituidas, entre las cuales viene al caso citar las siguientes para los fines de las inquietudes objeto de su consulta:

 

  1. Carencia de razón social: — A diferencia de la sociedad regular que se identifica con la razón o denominación social que corresponde a cada uno de los tipos de sociedad contemplados en el Código de Comercio, la de hecho como no es persona jurídica, dado que los empresarios son todos los socios, no adopta un nombre comercial que está reservado para designar al empresario, sino una o mas enseñas para identificar al establecimiento o establecimientos en los cuales desarrolla sus actividades.

 

  1. Inoponibilidad frente a terceros: — Habida cuenta que la sociedad de hecho no puede emplear la denominación que corresponde exclusivamente a una de las formas de asociación comercial dotada de personalidad jurídica, como es el caso de la sociedad anónima, cuando no ha sido adoptada la respectiva forma de manera que sea eficaz para regular las relaciones derivadas del contrato entre los socios, tampoco podrá oponerse tales condiciones de la regulación societaria frente a terceros.

 

Y es que formada una sociedad, no basta que entre los socios ella adopte una de las formas previstas por la ley mercantil como sería la de responsabilidad limitada o anónima, pues frente a terceros no son oponibles las limitaciones de la responsabilidad que en esos tipos de sociedad tienen los socios, ni las demás reglas que para ellas rigen, como las relativas al objeto social o a las facultades de sus representantes legales, cuando se ha omitido el cumplimiento de las formalidades legales a que está sujeto el contrato del que emana la sociedad regular que es la característica que precisamente diferencia a las sociedades de hecho.

 

  1. Carencia de representación legal: — Si bien es cierto que, de acuerdo con el artículo 503 del Código citado, la administración de la empresa social se hará como acuerden válidamente los asociados, la sociedad de hecho carece de representante legal, puesto que al no gozar de personalidad jurídica no hay un sujeto de derecho apto para ser representado jurídicamente.

 

De lo expuesto es dable colegir que la procedencia de las actuaciones adelantadas por el representante legal en nombre de la sociedad deriva de la aplicación de las cláusulas formalmente contenidas en los estatutos de la misma, siendo del caso tener presente que los administradores son responsables por los perjuicios que causen con motivo de sus actuaciones indebidas.

 

  1. Responsabilidad solidaria de los socios: — Por tanto, siendo solidaria e ilimitada la responsabilidad de todos y cada uno de los socios por las operaciones celebradas, igualmente en ella todos los socios pueden demandar y ser demandados, sin perjuicio de que los terceros hagan valer sus derechos y cumplir sus obligaciones a cargo o en favor de todos los asociados de hecho o de cualquiera de ellos.

 

Se colige de las anteriores circunstancias que en la medida que una sociedad de hecho carece de personería jurídica, de razón social y de representante legal, a la vez que la responsabilidad de sus socios es solidaria e ilimitada y que los acuerdos celebrados entre ellos son inoponibles a terceros, los asociados conservan plenamente su individualidad personal y patrimonial.

 

No se conforma con esta unión irregular un nuevo patrimonio ni un ente distinto a sus socios, lo que impide, igualmente, la conformación de una contabilidad separada que resulte de la sumatoria de la totalidad de los patrimonios de los asociados o de parte de ellos escindidos del patrimonio particular de cada uno como aporte al fondo social.

 

Podría pensarse que la actividad desarrollada por una sociedad de hecho eventualmente puede encajar en la definición de empresa y por ende, adquiriría por tal circunstancia virtudes de personalidad jurídica. Sin embargo, el Artículo 25 del mismo Estatuto, establece:

 

“ARTÍCULO 25: Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.” (Resaltado fuera del texto original)

 

En este caso, Se advierte en el texto en comento que, desde luego, la “empresa” es la mera actividad económica; no una persona jurídica diferente a su gestor o gestores, de lo cual se colige que a esta actividad económica no se le pueden conferir atributos de la personalidad que de suyo operan con exclusividad para los casos en los cuales sí surge la personalidad jurídica en virtud de la constitución de una sociedad o de una empresa unipersonal.

 

Igual consideración puede extrapolarse al establecimiento de comercio, definido legalmente por el Artículo 515 del Código del ramo, disposición en la cual se lee:

 

“ARTICULO 515. - Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.” (Resaltado fuera del texto original)

 

Tampoco es dable considerar a este conjunto de bienes como una persona jurídica diferente del empresario o empresarios que lo conformaron, pues tal virtud no se la confiere la norma citada y por ende no pasa de ser uno de los bienes del comerciante que tampoco adquiere atributos de la personalidad.

 

Ahora bien; el Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha sostenido[1][1] que la contabilidad debe hacer referencia al patrimonio de las personas tanto jurídicas como naturales, ya que éste se ha considerado como uno de los atributos legales de la personalidad. Además, prima la concepción según la cual la contabilidad debe ser única, entendida en el sentido de que cada persona tiene solamente un patrimonio y cada patrimonio tiene solo un titular.

 

Fluye de lo anterior que se hace indispensable aceptar que la contabilidad de las personas jurídicas o naturales, independientemente de si son comerciantes o no, es única, como único es su patrimonio.

 

Es importante hacer notar que cuando la actividad de las personas naturales capaces consiste en el ejercicio profesional de actos de comercio, esa persona cobra la calidad de comerciante y, como tal, está sujeto a obligaciones específicas, diferentes de las otras personas naturales, obligaciones que emanan principalmente de lo ordenado por el Artículo 19 del Código de Comercio que, en su numeral 3° ordena:

 

“ARTICULO 19. OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES. Es obligación de todo comerciante:

 

(…)

 

3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;

 

(…)”

 

Respecto de la disposición precedente cabe preguntarse: ¿qué debe entenderse por la expresión “sus negocios”?, interrogante frente al cual la respuesta, con base en los asertos expuestos, debe ser que tal expresión hace referencia a todos los negocios del comerciante. No puede ser de otra forma, dado que debe aplicarse a esta situación fáctica el conocido aforismo según el cual, cuando el legislador no distingue, el intérprete tampoco puede hacerlo.

 

Por lo tanto, se deben incluir en la contabilidad del comerciante persona natural, los activos destinados al desarrollo de su actividad comercial desarrollada individualmente o mediando la figura irregular de una sociedad de hecho, tanto como aquellos que no se están utilizando en dicha actividad, como el inmueble adquirido para su residencia, sus muebles y enseres personales, aunque estos no estén vinculados directamente con su actividad económica.

 

Establecido que es imperativo mantener la primacía de la unidad en la contabilidad de las personas naturales, como ocurre con los demás entes económicos, merece especial análisis otro aspecto resaltado por el Consejo en el Concepto CCTCP 094 que analizamos, el cual apunta a que no se puede dejar a un lado el principio general del derecho con base en el cual el patrimonio de una persona natural o jurídica es la prenda general de los acreedores, conforme lo establece el artículo 2488 del Código Civil, disposición que no podría cumplirse si se aceptara una dicotomía de patrimonios en cabeza de una sola persona sin la debida definición o limitación formal, por cuanto los acreedores, incluyendo al estado, no podrían establecer sobre cuáles bienes del deudor tienen el derecho de persecución consagrado en la norma citada.

 

En el marco descrito, para el ordenamiento jurídico no es ajeno a la tendencia natural del comerciante a limitar la responsabilidad, situación que se hace evidente en el desarrollo de la actividad comercial, ámbito en el cual existen mecanismos enderezados o concretar, en legal forma, la requerida limitación de responsabilidad mediante la conformación de comerciantes colectivos (sociedades) o do ficciones normativas como la empresa unipersonal.

 

La responsabilidad limitada es un instrumento útil para el comercio puesto que incentiva su desarrollo mediante la realización de actividades cuyo riesgo se asume con la parte del patrimonio destinada en forma volitiva a una finalidad de lucro y no con aquella con la cual se pretende mantener la estabilidad de la persona y de su familia. A su vez, puede resultar más interesante para los acreedores, conocer que sus deudas están respaldadas con unos bienes determinados que no se van a ver afectados por las deudas personales de su titular.[2][2]

 

En este punto, es menester aquilatar que, siendo el patrimonio uno de los atributos legales de la personalidad, como se expuso en párrafos precedentes, la constitución formal de una nueva persona jurídica es la única vía para justificar la existencia de un nuevo patrimonio, tal como ocurre con la creación de una sociedad regular o de una empresa unipersonal, pues por medio de ella, uno o varios individuos optan por la creación de un sujeto nuevo al cual le asignan los bienes de su patrimonio que consideran adecuados para la realización del objeto señalado.

 

Debe puntualizarse que la constitución de la nueva persona jurídica debe ajustarse a los requisitos legales que luego permitan considerarla como una sociedad regular, con el objeto de que las disposiciones contenidas en su contrato social sean oponibles a terceros, mediando el registro y publicación de éste ante la autoridad competente que, para sociedades comerciales, es la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad.

 

Por lo anterior, la contabilidad de las personas naturales que no han constituido una sociedad o una empresa unipersonal y por ende continúan siendo un individuo único, debe incluir todos los bienes que les pertenezcan, destinados o no a su actividad comercial, así como todas las obligaciones que tengan a su cargo, sea que ellas surjan en sus actividades personales o que se susciten de las actividades que desarrolle en asocio con otros individuos en la forma de una sociedad de hecho.

 

Dado que mediante la constitución de una sociedad regular o una empresa unipersonal, la persona natural queda facultada para escindir su patrimonio y destinar parte de él como recursos para desarrollar su actividad comercial y como prenda de los acreedores de la nueva persona jurídica, sería ésta la única e indiscutible posibilidad para conservar separados sus bienes de uso cotidiano cuya presentación en contabilidades separadas sería procedente sin incurrir en el riesgo de la duplicidad y sin castigar indebidamente la prenda general de los acreedores.

 

Todo lo anterior sin perjuicio de que, por razones de orden y para satisfacer la necesidad de información necesaria para los asociados de una sociedad de hecho en relación con la evaluación financiera del negocio, puedan elaborarse las respectivas cuentas, preferiblemente, dando cumplimiento a los postulados de las normas de contabilidad de general aceptación, cuentas que, sin embargo, conservarán su carácter meramente informativo para los socios, carecerán de oponibilidad frente a terceros, quienes podrán otorgarles el valor informativo que a su juicio consideren aceptable, dependiendo de la finalidad que en cada caso se persiga. 

 

En la evaluación de las cuentas así concebidas los destinatarios de la información habrán de tener en cuenta para sus decisiones, como se anotó, que la sociedad de hecho carece de personería jurídica, de razón social y de representante legal, a la vez que la responsabilidad de sus socios es solidaria e ilimitada y que los acuerdos celebrados entre ellos son inoponibles a terceros, de suerte que los asociados conservan plenamente su individualidad personal y patrimonial, resultando, en estos casos, de suma relevancia conocer la contabilidad individual de los asociados.

 

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.      

 

Cordialmente,

 

MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS

Presidente


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Superintendencia de Notariado y Registro

 

 

Circular No. 123

31 de Agosto de 2006

 

 

PARA:             Registradores Principales de II.PP. y Coordinadores de Grupo.

DE:                 Presidente Comité Técnico de Saneamiento Nivel Central SNR

ASUNTO:        Nuevas disposiciones frente al proceso de saneamiento contable

FECHA:          31 de agosto de 2006

 

 

Como es de público conocimiento, mediante sentencia C-457 del 07/06/2006 la Corte Constitucional declaró inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005, por el cual se prorrogaba la vigencia de la Ley 716 de 2001 (Saneamiento Contable) hasta el 31 de diciembre de 2006, siendo así este proceso vigente hasta el 06 de junio de 2006. Cabe aclarar que como resultado de la inexequibilidad mencionada, es obligación de la Entidades públicas aplicar como permanente el proceso de depuración contable, con el fin de garantizar información contable razonable y oportuna.

 

Por lo anterior es procedente adelantar una última sesión, a más tardar el día 08 de septiembre de 2006 y en cuya acta deberá quedar consignado entre otra la siguiente información:

 

- Consolidado de las cuentas y cuantías saneadas desde el inicio del proceso y hasta el 06 de junio de 2006.

- Cuentas sobre las cuales no se culminó el proceso de saneamiento y monto de las mismas.

- Cuentas y montos sobre las cuales se efectuará proceso de depuración y cronograma definido para este proceso.

- Copia de dicha acta deberá remitirse al Grupo de Contabilidad de la SNR

 

Adicionalmente se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

 

- Los saldos de las subcuentas de las cuentas 1996, 1997 y 2996 deberán reclasificarse a su cuenta origen, o a la cuenta que de acuerdo a la naturaleza de la operación corresponda. Estos saldos conformarán prioritariamente el grupo de cuentas sobre las cuales se efectuará el proceso de depuración.

 

- El saldo de la cuenta 3258 –Efecto del Saneamiento Contable- deberá reclasificarse a la cuenta 3208 –Capital Fiscal-.

 

- Las cuentas 1996, 1997, 2996 y 3258 no reflejarán saldo alguno con corte a 30/09/2006.

 

Igualmente, como quedó evidenciado en la Circular No. 100 del 07 de julio de 2006 –Proveeduría de Información para Cierres Contables-, la Entidad se encuentra adelantando diferentes actividades encaminadas a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación (Resolución 119 del 27/04/2006), la cual es aplicable a todos los Entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del PGCP.

 

Las demás actividades que se proyecten en este sentido, les serán informadas oportunamente. Sin embargo solicitamos que mediante la consulta a la página de la CGN www.contaduria.gov.co conozcan la normatividad aplicable a este tema y que, será a partir de la fecha el marco conceptual sobre el cual se regirá la contabilidad pública, entre otras Resolución 222 del 05/07/2006 y anexo, Circular externa 064 e Instructivo 021 del 27/07/2006.

 

Atentamente,

 

RAIMUNDO VÉLEZ CABRALES