Ministerio de Relaciones Exteriores

Circular Externa 00040

30 de abril de 2008

Para:      Embajadores, Cónsules de Colombia, Administradores de Impuestos, Subdirección de Recaudación y Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente.

Asunto:  Por la cual se señala el procedimiento para la revisión de carácter formal, radicación, trámite y pago de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable 2007 para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

1. Objetivos

1.1 Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y su­cesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte, la

presentación y pago de la declaración de renta y complementarios por el año gravable 2007 o fracción, en caso de sucesiones.

1.2 Garantizar la contabilización e inclusión de las declaraciones en la cuenta corriente del contribuyente.

1.3 Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la revisión de carácter formal, radicación y trámite de las declaraciones de renta y complementa­rios, correspondientes al año gravable 2007, para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

2. Fundamento legal

Artículo 9° inciso 3° del Estatuto Tributario.

Artículo 579 del Estatuto Tributario: Lugares y Plazos para la presentación de las declaraciones tributarias.

Artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del Estatuto Tributario.

Decreto 4818 de diciembre 14 de 2007: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.

3. Aspectos normativos

3.1 Obligación de presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y Com­plementarios

Están obligados a presentar declaración del Impuesto sobre la Renta y Complemen­tarios por el año gravable 2007, todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto, con excepción de los siguientes, siempre y cuando no sean responsables del impuesto sobre las ventas y cumplan además la totalidad de los siguientes requisitos:

1. Contribuyentes de menores ingresos. Los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilíquidas, que en el año 2007 hayan obtenido ingresos brutos inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT, equivalentes a veintinueve millones trescientos sesenta y cuatro mil pesos ($29.364.000) y cuyo patrimonio bruto en el último día del mismo año no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y cuatro millones trescientos ochenta y tres mil pesos ($94.383.000).

2. Asalariados. Cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, no hayan obtenido durante el año 2007 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT, equivalentes a sesenta y nueve millones doscientos catorce mil pesos ($69.214.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2007 no exceda de cua­tro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y cuatro millones trescientos ochenta y tres mil pesos ($94.383.000).

3. Trabajadores independientes. Cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados y de los mismos un 80% o más se originen en honorarios, comisiones y servicios, sobre los cuales se haya practicado retención en la fuente, no hayan obtenido durante el año de 2007 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT, equivalentes a sesenta y nueve millones doscientos catorce mil pesos ($69.214.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2007 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y cuatro millones trescientos ochenta y tres mil pesos ($94.383.000).

4. Otros requisitos para no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta. Sin perjuicio de lo establecido en los numerales 1, 2 y 3 del numeral 3.1 de la presente circular, para no estar obligado a presentar declaración de renta y complementarios se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

a) Que los consumos mediante tarjeta de crédito durante el año 2007 no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT, equivalentes a la suma de cincuenta y ocho millones setecientos veintisiete mil pesos ($58.727.000);

b) Que el valor total de compras y consumos durante el año 2007 no superen dos mil ochocientas (2.800) UVT, equivalentes a la suma de cincuenta y ocho millones setecientos veintisiete mil pesos ($58.727.000);

c) Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inver­siones financieras durante el año 2007, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalente a noventa y cuatro millones trescientos ochenta y tres mil pesos ($94.383.000).

NOTAS:

Ingresos base para el cómputo

Dentro de los ingresos base de los asalariados, no deben incluirse los correspon­dientes a la enajenación de activos fijos, ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares.

Ingresos que se entienden incorporados

Dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte.

Obligación de conservar certificados de retención en la fuente

Los contribuyentes deberán conservar en su poder los certificados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores y exhibirlos cuando la Unidad Admi­nistrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales así lo requiera.

Contribuyentes que reúnen la calidad de asalariado y de trabajador independiente

Cuando en un mismo año gravable un contribuyente reúna la calidad de asalaria­do y de trabajador independiente, para establecer si cumple la condición referida al monto máximo de ingresos brutos señalado en la ley para considerarlo no declarante por el respectivo año, deberá sumar los ingresos correspondientes a los dos conceptos (Artículo 594-1 inciso 2° del Estatuto Tributario).

3.2 Lugar y plazos de presentación y pago de la declaración

Las personas naturales residentes en el exterior, podrán presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios en el país de residencia, ante el cónsul respectivo o deberán presentarla en forma electrónica, si están señalados por la Direc­ción de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio. Igualmente el pago del impuesto y el anticipo, podrán efectuarlo en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales.

En las ciudades en donde no exista Embajada o Consulado, los Contribuyentes declarantes podrán remitir por correo los formularios (Original y 2 Copias), a la Emba­jada o Consulado de su circunscripción, anexando copia del Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT en donde conste la leyenda “CERTIFICADO”. En este evento, la fecha de recepción de la declaración será la del sello de recibido en la Embajada o Consulado correspondiente.

El plazo para presentar en el exterior la declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios del año 2007, vence el 3 de julio de 2008 y el pago debe efectuarse a más tardar el 31 de julio de 2008, sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes (Parágrafo 1º artículo 15 Decreto 4818 de 2007).

4. Declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios (artículo 596 Estatuto Tributario)

La declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios debe contener:

4.1 El Formulario 110 “Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007” o el Formulario 210 “Declaración de Renta y Complementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007”, debidamente diligenciado.

4.2 La información necesaria para la identificación y ubicación del contribuyente.

4.3 La discriminación de los factores necesarios para determinar las bases gravables del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

4.4 La liquidación privada del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.

4.5 La firma de quien cumpla el deber formal de declarar.

4.6 Cuando el contribuyente se encuentre obligado a llevar libros de contabilidad, también deberá presentar la declaración de renta y complementarios firmada por con­tador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2007 o los ingresos brutos del mismo año sean superiores a cien mil (100.000) UVT, equivalentes a dos mil noventa y siete millones cuatrocientos mil pesos ($2.097.400.000), e indicar el nombre y número de matrícula de quien en calidad de contador público, suscribe la declaración (Numeral 6 artículo 596 Estatuto Tributario).

5. Declaración presentada por fuera del término legal

Si la declaración se presenta después de vencido el plazo legal para declarar, debe liquidarse y pagarse una sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, equivalente al 5% del total del impuesto a cargo, sin exceder del 100% del impuesto a cargo, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios que se originen por efectuar el pago fuera del plazo establecido.

Cuando en la declaración tributaria no resulte impuesto a cargo, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, será equivalente al medio por cien­to (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el período objeto de declaración, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalente a la suma de cincuenta y cinco millones ciento treinta y cinco mil pesos ($55.135.000) (Valor 2008), cuando no existiere saldo a favor. (Inciso 3° artículo 641 Estatuto Tributario).

En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sanción por cada mes o fracción de mes será del uno por ciento (1%) del patrimonio liquido del año inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalente a la suma de cincuenta y cinco millones ciento treinta y cinco mil pesos ($ 55.135.000) (Valor 2008), cuando no existiere saldo a favor (Inciso 3° artículo 641 Estatuto Tributario).

6. Corrección de las declaraciones de renta

En los siguientes eventos la declaración puede ser corregida, presentando la correc­ción en las entidades financieras autorizadas en Colombia, ante el Cónsul respectivo o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio.

Caso 1. Sin perjuicio de que pueda corregirse la declaración con ocasión de la respuesta al requerimiento especial o a su ampliación, del emplazamiento para corregir o dentro del término para interponer el recurso de reconsideración, la Declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el Cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en los siguientes eventos:

– Cuando con la corrección se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, deberá liquidarse una sanción equivalente al 10% de la diferencia entre el total a pagar o total saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior, y se realice antes de que se produzca emplazamiento para corre­gir o auto que ordene visita de inspección. Cuando la corrección se realice después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria, deberá liquidarse una sanción equivalente al 20% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior.

– Cuando no se varíe el valor a pagar o el saldo a favor, en cuyo caso no será ne­cesario liquidar sanción de corrección.

Caso 2. Cuando la declaración presente los errores que se señalan a continuación que dan lugar a tenerla como no presentada, podrá corregirse presentando la decla­ración de corrección ante el Cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro del término de cinco años y siempre y cuando no se haya impuesto sanción por no declarar:

– Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir con el deber formal de declarar.

– Cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal, existiendo la obligación legal.

En estos casos deberá liquidarse una sanción equivalente al dos por ciento (2%) de la sanción por extemporaneidad de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de mil trescientas (1.300) UVT, equivalentes a veintiocho millones seiscientos setenta mil pesos ($ 28.670.000 valor año 2008). (Parágrafo 2° artículo 588 Estatuto Tributario).

NOTAS:

El valor de la sanción que debe liquidar el contribuyente, incluidas las sanciones reducidas, en ningún caso podrá ser inferior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional (Diez (10) UVT, equivalentes a la suma de doscientos veintiún mil pesos ($221.000) valor año 2008). (Artículo 639 Estatuto Tributario).

El error o la omisión en la identificación del declarante a que hace referencia el literal b) del artículo 580 del Estatuto Tributario (cuando no se suministre la identificación del declarante o se haga en forma equivocada), es susceptible de corregirse sin sanción, de oficio por la Administración Tributaria o a solicitud del contribuyente. También podrá corregirse de oficio o a petición de parte la omisión o errores en el código de la actividad económica, sin que haya lugar a sanción (Ley 962 de 2005 y Circular DIAN 00118 de octubre 7 de 2005).

7. Procedimiento general de recepción

7.1 Revisión formal

Al recibir una declaración inicial o una corrección personalmente del contribuyente declarante, o por correo desde cualquier lugar de su circunscripción, el Cónsul debe verificar que la declaración cumpla los siguientes requisitos:

1. Formulario: Debe presentarse en original y dos copias con idéntica información, el Formulario 110 “Declaración de Renta y Complementarios o de Ingresos y Patrimonio para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007” o el Formulario 210 “Declaración de Renta y Com­plementarios Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007”, debidamente diligenciado.

2. Documento de identificación: Certificado Definitivo de Inscripción en el RUT en donde conste la leyenda “CERTIFICADO”.

La información relativa al documento de identificación que figure en dicho certi­ficado, debe verificarse con la que aparece en el pasaporte o número de la misión del contribuyente declarante. El Cónsul deberá verificar que el número de identificación registrado en la declaración, coincida con el señalado en el documento de identificación presentado.

3. Actividad económica: Debe indicarse el código de la actividad económica de acuerdo con la Resolución DIAN número 11351 de 2005, publicada en la página web de la entidad en el menú de normatividad técnica.

4. Valores: Las casillas correspondientes a valores que no lleven cifras, deben diligenciarse con cero (0). No deben admitirse leyendas, renglones sin diligenciar, tachaduras o enmendaduras.

Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias deben aproximarse al múltiplo de mil más cercano.

5. Legibilidad: El formulario debe diligenciarse a máquina o en manuscrito con letra imprenta y clara que permita su fácil lectura.

6. Firma: El formulario debe estar firmado por el contribuyente o su representante, y por contador público, cuando sea del caso, en las casillas correspondientes, según lo indicado en los numerales 4.5 y 4.6 de la presente Circular.

7. Pagos: No se deben escribir valores en la Sección de Pagos, frente a los nú­meros 71, 72, 73 y 980 del formulario 210 para Personas Naturales y Asimiladas No Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007, ni de los renglones 85, 86, 87 y 980 del Formulario 110 para Personas Jurídicas y Asimiladas, Personas Naturales y Asimiladas Obligadas a llevar Contabilidad – Año 2007; estos renglones deben estar diligenciados en cero (0).

NOTAS:

El pago oportuno, en una sola cuota vence el 31 de julio de 2008 y debe efectuarse en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia, cuando los bancos ante los cuales se realice el pago tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales (Parágrafo 1º artículo 15 Decreto 4818 de 2007).

El pago extemporáneo causa intereses moratorios, por cada día calendario de retardo en el pago.

Para efectos tributarios, la tasa de interés moratorio será la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura vigente, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes de mora. La Superintendencia Financiera de Colombia fija la tasa aplicable para cada trimestre, de acuerdo con la variación mensual de la tasa de interés corriente.

8. Aproximación de valores

Los valores diligenciados en los recibos de pago deberán aproximarse al múltiplo de mil (1.000) más cercano (Artículo 802 Estatuto Tributario).

Ejemplos:

$11.400 se aproxima a $11.000

$11.650 se aproxima a $12.000

NOTA:

La declaración inicial o de corrección, que no cumpla con estos requisitos debe devolverse al contribuyente indicándole las inconsistencias para que sean subsana­das, a menos que el interesado insista en su recepción, en cuyo caso debe dejarse constancia de que se le advirtió sobre las consecuencias que puede originar su mal diligenciamiento.

7.2 Radicación

Una vez efectuada la revisión formal a que se refiere el numeral 7.1, el Cónsul debe observar el siguiente procedimiento:

1. Recepcionar la declaración mediante la colocación de la fecha y la asignación de un número consecutivo de cinco dígitos (iniciando con el 00001 para la primera decla­ración y copias) en el original y las dos copias, en la parte inferior (Espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora), con sello del Consulado y firma del Cónsul.

2. Devolver al contribuyente la segunda copia que en su tráfico dice: CONTRI­BUYENTE.

3. Remitir a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colom­bianas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá, el original de la declaración (que en su tráfico dice: ADMINISTRACION UAE DIAN) y la primera copia (que en su tráfico dice: BANCO O ENTIDAD RECAUDADORA) una vez grapada.

4. Diligenciar la “Planilla de Radicación y Envío de Documentos”, DIAN-56.048.2008 (Anexa), en original y copia, así:

7.3 Trámite de los documentos

1. Cónsul

Con el original y copia de las declaraciones correspondientes y la planilla (original y copia), conformará paquetes y los enviará mensualmente a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá.

2. Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.

Esta Dirección dentro del mes siguiente a su recepción enviará mediante una relación los paquetes de originales y copias tanto de las declaraciones como de las planillas, a la División de Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación, carrera 8 N° 6-64, piso 4°, Bogotá, D. C., unidad que en coordinación con una entidad bancaria se encarga de los trámites para la transcripción, validación, contabilización e inclusión en la cuenta corriente de los contribuyentes.

Cualquier consulta al respecto podrá efectuarse a la Subdirección de Recaudación, División de Control a Entidades Recaudadoras de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Teléfonos: 607 92 23, 607 92 24, 607 80 83, y 607 94 89 de Bogotá.

Publíquese y cúmplase.

El Director General, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

Oscar Franco Charry.

La Secretaria General, Ministerio de Relaciones Exteriores,

Martha Elena Díaz Moreno.

INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO

1. Año: Registre 2007

4. Número de Formulario: Asigne un número consecutivo de cuatro dígitos a las planillas iniciando con el 0001.

24. Cód. Tipo de documento: Registre el número “13”, si el documento de identifi­cación del Cónsul es la Cédula de Ciudadanía, de no ser así, los códigos a utilizar son:

13. Cédula de Ciudadanía

22. Cédula de Extranjería

41. Pasaporte

21. Tarjeta de Extranjería

31. NIT

42. Documento de Identificación Extranjero

25. Número documento de identificación: Corresponde al número de identifica­ción del Cónsul, según la selección de la casilla anterior. Si está registrado en el RUT, escriba, sin el dígito de verificación el Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN. En ningún caso escriba puntos, guiones o letras.

26. D.V.: Corresponde al Digito de Verificación del número de identificación del Cónsul, de la casilla anterior.

27. Primer Apellido:

28. Segundo Apellido:

29. Primer Nombre:

30. Otros Nombres: Corresponden a los apellidos y nombres del Cónsul, los cuales se deben transcribir tal como aparecen en el documento de identificación.

31. País: El nombre del país a que corresponde el consulado.

32. Estado: El nombre estado a que corresponde el consulado.

33. Consulado: Nombre del consulado

34. y 35 Período: Indicar en DE: la fecha de inicio y en A: La fecha de cierre mensual de la planilla.

Diligencia las columnas, así:

Item: Número de orden, está preimpreso en la planilla

36. N°. Radicación: El número de radicación asignado por el Cónsul a la decla­ración.

37. N°. Formulario: Registre los 13 números del formulario de declaración de renta que aparecen en la parte superior derecha, frente a la “Casilla 4. Número de formulario”

38. NIT: Escriba el número de identificación tributaria del contribuyente decla­rante.

39. Apellidos y Nombres: Registre los Apellidos y nombres del contribuyente declarante.

40. Observaciones: Fuera de las propias Observaciones que estime convenientes el Cónsul, se utiliza también para registrar de los formularios recibidos por correo, aquellos casos en que por error del contribuyente diligenció las casillas de pago, indicando que no se recibió pago en el consulado.

Firma del Cónsul: El Cónsul firma y sella la planilla.