{"id":4138,"date":"2019-06-26T23:59:12","date_gmt":"2019-06-27T04:59:12","guid":{"rendered":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/?p=4138"},"modified":"2026-03-04T10:53:30","modified_gmt":"2026-03-04T15:53:30","slug":"los-libros-de-contabilidad","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/contenidos\/2019\/06\/los-libros-de-contabilidad\/","title":{"rendered":"Los libros de contabilidad"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\">\u00bfSabes cu\u00e1les son y para qu\u00e9 sirven los libros de contabilidad? Hoy en ContArte aprende acerca de estas herramientas de registro y documentaci\u00f3n, sus tipos y los requisitos para su preparaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><em>Por: <span style=\"color: #00aeef;\">Juan David Hern\u00e1ndez<\/span>, asistente de investigaci\u00f3n contable del <span style=\"color: #00aeef;\"><strong>INCP<\/strong><\/span><\/em><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">A partir de 2009, en Colombia se ha venido realizando un proceso de convergencia a las Normas Internacionales de Informaci\u00f3n Financiera (NIIF), el cual se formaliz\u00f3 a trav\u00e9s de la ley 1314 de 2009, se regulan las normas internacionales de informaci\u00f3n financiera y de aseguramiento de la informaci\u00f3n aceptadas en Colombia. Hac\u00eda el a\u00f1o 2015 con el objetivo de compilar y racionalizar las normas de car\u00e1cter reglamentario, expedidas en desarrollo de la Ley 1314 de 2009 en materia de contabilidad, informaci\u00f3n financiera y aseguramiento de la informaci\u00f3n se expide el decreto \u00fanico reglamentario 2420 de 2015<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Esta norma deja por fuera algunos aspectos del tratamiento contable, que por la naturaleza de la regulaci\u00f3n contable de cada pa\u00eds que adopta las NIIF, no son parte de su alcance. En Colombia, este caso se presenta con la reglamentaci\u00f3n de los libros de contabilidad, ya que las NIIF no tratan acerca de los aspectos relacionados con estos libros.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">De acuerdo a lo establecido en el art\u00edculo 2.1.1 del DUR 2420 de 2015, se seguir\u00e1 aplicando lo dispuesto en el decreto 2649 de 1993, para todos los aspectos que no son regulados o tenidos en cuenta en la ley 1314 de 2009. Esto se reafirma en la respuesta que el Consejo T\u00e9cnico de la Contadur\u00eda P\u00fablica realiz\u00f3 a una consulta sobre el tema, mediante el concepto 1057 de 2017, donde afirm\u00f3 que para lo relacionado con los libros de contabilidad contin\u00faan vigentes los art\u00edculos 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134 y 135 contenidos en el T\u00edtulo III: De las normas sobre registros y libros correspondiente al decreto 2649 de 1993.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>\u00bfQu\u00e9 son los libros de contabilidad?<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Son archivos o documentos en los cuales se registra la informaci\u00f3n financiera de la empresa y las operaciones que esta realiza durante un determinado periodo de tiempo. Su realizaci\u00f3n puede ser de car\u00e1cter voluntario u obligatorio.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Elaboraci\u00f3n de los libros de contabilidad<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">El art\u00edculo 125 del decreto 2649 de 199 establece que los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse de forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. De acuerdo con la naturaleza de la entidad y sus operaciones y lar normas aplicables, esta deber\u00e1 elaborar los libros necesarios para:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-4139\" src=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/a.png\" alt=\"\" width=\"531\" height=\"515\" srcset=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/a.png 531w, https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/a-300x291.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 531px) 100vw, 531px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">El art\u00edculo 128 del decreto 2649 de 1993 establece que los libros de contabilidad pueden ser llevados mediante procedimientos de reconocido valor t\u00e9cnico contable, los cuales comprenden adem\u00e1s de los realizados de forma manual todos aquellos que registren las operaciones de forma mecanizada o electr\u00f3nica. En los libros de contabilidad no se permite realizar las siguientes acciones:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que \u00e9stos se refieren.<\/li>\n<li>Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuaci\u00f3n de los mismos.<\/li>\n<li>Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.<\/li>\n<li>Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.<\/li>\n<li>Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Cuando se presenten errores en la preparaci\u00f3n de los libros de contabilidad, estos se podr\u00e1n corregir con una anotaci\u00f3n al pie de la p\u00e1gina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor t\u00e9cnico que permita evidenciar su correcci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>\u00bfCu\u00e1les son?<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong><em>Libro de inventarios y balance:<\/em><\/strong> este libro se utiliza para registrar el inventario de los bienes, activos y pasivos de una entidad o el estado de situaci\u00f3n financiera de una forma detallada, denotando un mayor grado de detalle que el realizado en otros libros. El art\u00edculo 52 del C\u00f3digo de Comercio establece que desde el momento en que una entidad da inicio a sus operaciones y por lo menos una vez al a\u00f1o, todo el que sea calificado como comerciante deber\u00e1 elaborar un inventario y un balance general que le permita conocer la situaci\u00f3n clara y completa de su patrimonio. Por tal motivo, este libro debe realizarse igualmente, por lo menos una vez al a\u00f1o.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong><em>Libro mayor y balance: <\/em><\/strong>en este libro se hace un registro resumido de los montos correspondientes a las operaciones del respectivo periodo, el cual puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. El registro de las operaciones en este libro, parten de los saldos del periodo anterior y observan el comportamiento tanto de las partidas debito como de las partidas cr\u00e9dito para posteriormente realizar el registro de los nuevos montos, que a su vez ser\u00e1n la base o saldo inicial del siguiente periodo. Las partidas registradas en el libro mayor y balance corresponden a los totales que se registran en el libro diario.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong><em>Libro diario:<\/em><\/strong> en el libro diario, como su nombre lo indica, se realiza el registro de todas las operaciones que van ocurriendo diariamente como producto de las transacciones y hechos econ\u00f3micos que ocurren en un periodo de tiempo superior a un mes. Este libro toma como insumo la informaci\u00f3n registrada en los comprobantes de contabilidad, los cuales deben contar con sus respectivos soportes.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong><em>Libros auxiliares: <\/em><\/strong>los libros auxiliares son un complemento de los libros principales que se describieron anteriormente. En estos se realiza el registro en forma anal\u00edtica y detallada de la informaci\u00f3n y los valores que se registran en los libros principales. La empresa de acuerdo con sus necesidades y pol\u00edticas determinara el n\u00famero de libros auxiliares a llevar.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Comprobantes de contabilidad y soportes<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Los libros de contabilidad se construyen con base en la informaci\u00f3n resultante de los hechos econ\u00f3micos y transacciones de la entidad. Estos hechos econ\u00f3micos deben ser documentados a trav\u00e9s de los \u201ccomprobantes de contabilidad\u201d, documentos que deben indicar la fecha, el origen, la descripci\u00f3n y monto de las operaciones as\u00ed como de las partidas y cuentas afectadas por el hecho econ\u00f3mico. Deben conservar una numeraci\u00f3n consecutiva, indicando el d\u00eda de su elaboraci\u00f3n y los responsables de su preparaci\u00f3n y autorizaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Los comprobantes de contabilidad se elaboran a partir de los \u201csoportes\u201d, bien sean internos o externos. Estos documentos deben contener la fecha de su elaboraci\u00f3n, se deben archivar cronol\u00f3gicamente y de forma que sea posible verificarlos.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Conservaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">De acuerdo con lo establecido en el art\u00edculo 134 del decreto 2649 de 1993 los libros de contabilidad, junto a los soportes y dem\u00e1s documentos que deban ser archivados, de no existir una regulaci\u00f3n especial que indique lo contrario, deben ser conservados por 20 a\u00f1os a partir de la fecha de cierre del ejercicio al cual pertenecen. Este lapso de tiempo puede ser de 10 a\u00f1os si existe garant\u00eda de la reproducci\u00f3n de la informaci\u00f3n de forma electr\u00f3nica.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Archivo electr\u00f3nico de los libros de contabilidad<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Desde 2012, con la expedici\u00f3n del Decreto Ley 019, que adicion\u00f3 un inciso al art\u00edculo 56 del c\u00f3digo de comercio, ya no se requiere que se guarde un archivo f\u00edsico del libro mayor y balances, el libro diario y el libro de inventario y balances, ya que se abri\u00f3 la posibilidad de que los comerciantes puedan llevar un archivo electr\u00f3nico de sus libros de contabilidad. Estos \u201clibros electr\u00f3nicos\u201d, no implican un registro ante la c\u00e1mara de comercio.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Para poder tener un archivo electr\u00f3nico de los libros oficiales de contabilidad, se deben cumplir los siguientes requisitos:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-4140\" src=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/b.png\" alt=\"\" width=\"681\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/b.png 681w, https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-content\/uploads\/2019\/06\/b-300x186.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 681px) 100vw, 681px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Independientemente de si los libros de contabilidad se archivan f\u00edsica o electr\u00f3nicamente, deben contar con una numeraci\u00f3n consecutiva en cada uno de los folios del documento a fin de garantizar la calidad de la informaci\u00f3n registrada en cada libro.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Sanciones<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">El art\u00edculo 654 del Estatuto Tributario, describe que las sanciones por los libros de contabilidad se generan cuando se presentan las siguientes irregularidades:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>No llevar libros de contabilidad si hubiere obligaci\u00f3n de llevarlos.<\/li>\n<li>No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligaci\u00f3n de registrarlos.<\/li>\n<li>No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.<\/li>\n<li>Llevar doble contabilidad.<\/li>\n<li>No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidaci\u00f3n de los impuestos o retenciones.<\/li>\n<li>Cuando entre la fecha de las \u00faltimas operaciones registradas en los libros, y el \u00faltimo d\u00eda del mes anterior a aqu\u00e9l en el cual se solicita su exhibici\u00f3n, existan m\u00e1s de cuatro (4) meses de atraso.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">En caso de presentarse alguno de estos hechos se deber\u00e1 pagar una sanci\u00f3n correspondiente al 0.5% del mayor valor entre el patrimonio l\u00edquido y los ingresos netos del a\u00f1o anterior a la fecha de imposici\u00f3n de la sanci\u00f3n, sin exceder los 20.000 UVT.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfSabes cu\u00e1les son y para qu\u00e9 sirven los libros de contabilidad? Hoy en ContArte aprende acerca de estas herramientas de registro y documentaci\u00f3n, sus tipos y los requisitos para su preparaci\u00f3n. Por: Juan David Hern\u00e1ndez, asistente de investigaci\u00f3n contable del INCP A partir de 2009, en Colombia se ha venido realizando un proceso de convergencia&hellip; <br \/> <a class=\"read-more\" href=\"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/contenidos\/2019\/06\/los-libros-de-contabilidad\/\">Read more<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":4141,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[544,496,5],"tags":[],"class_list":["post-4138","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-contabilidad-y-finanzas","category-contable","category-contenidos"],"views":831,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4138","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4138"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4138\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":13890,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4138\/revisions\/13890"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4141"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4138"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4138"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4138"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}