{"id":6363,"date":"2020-12-09T16:46:15","date_gmt":"2020-12-09T21:46:15","guid":{"rendered":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/?p=6363"},"modified":"2026-03-12T00:02:04","modified_gmt":"2026-03-12T05:02:04","slug":"uso-de-las-herramientas-ofimaticas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/incp.org.co\/ContArte\/contenidos\/2020\/12\/uso-de-las-herramientas-ofimaticas\/","title":{"rendered":"Uso de las herramientas ofim\u00e1ticas"},"content":{"rendered":"\n

Conoce hoy en ContArte qu\u00e9 es la ofim\u00e1tica y c\u00f3mo podemos usar las herramientas que est\u00e1n a nuestro alcance para desarrollar mejor nuestros informes y presentaciones.<\/p>\n\n\n\n

Por Juan David Hern\u00e1ndez, asistente de investigaci\u00f3n t\u00e9cnica del INCP<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n

Hace tiempo que se escucha hablar de la importancia que tiene para el desempe\u00f1o laboral de todo tipo de profesiones el conocimiento y aplicaci\u00f3n de diferentes herramientas tecnol\u00f3gicas. Los profesionales contables no son ajenos a esta condici\u00f3n, y por la naturaleza de sus funciones directamente relacionadas con la administraci\u00f3n de las entidades, requieren un mayor dominio de estas tecnolog\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

El componente m\u00e1s b\u00e1sico, pero no por ello menos importante, de todo el conjunto de desarrollos tecnol\u00f3gicos que deben dominar los profesionales contables es el relacionado con las herramientas ofim\u00e1ticas.<\/p>\n\n\n\n

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La ofim\u00e1tica comprende el hardware<\/em> y software<\/em> usado para crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la informaci\u00f3n necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos b\u00e1sicos. Las actividades b\u00e1sicas de un sistema ofim\u00e1tico permiten el almacenamiento de datos en bruto, la transferencia electr\u00f3nica de los mismos y la gesti\u00f3n de informaci\u00f3n electr\u00f3nica relativa al negocio.<\/p>\n\n\n\n

El uso de sistemas ofim\u00e1ticos le ha permitido al contador, a lo largo de la historia, un ahorro significativo de tiempo, puesto que este ya no tiene que clasificar ni registrar datos (actividades b\u00e1sicas y rutinarias) que no constituyen las funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematizaci\u00f3n de la profesi\u00f3n contable ha liberado al contador de esta fase del proceso, lo que le permite encargarse del an\u00e1lisis y la interpretaci\u00f3n de la informaci\u00f3n financiera y no financiera que brindan los programas inform\u00e1ticos, facilit\u00e1ndole desempe\u00f1ar un papel muy importante dentro de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Ventajas de las herramientas de ofim\u00e1tica<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Tipos de herramientas de ofim\u00e1tica<\/strong><\/p>\n\n\n\n

En la actualidad, las herramientas ofim\u00e1ticas dominantes en el mercado del software<\/em> pagado son las de Microsoft Office, las cuales poseen sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software<\/em> libre, est\u00e1n las herramientas de Open Office, desarrolladas por Sun Microsystems, tambi\u00e9n con un formato para cada programa pero de c\u00f3digo abierto. Tambi\u00e9n se pueden encontrar herramientas cuyo funcionamiento y almacenamiento se da directamente en la nube, como las ofrecidas por Google a trav\u00e9s de Google Drive. Normalmente, en el momento de comprar un ordenador, este ya contiene una suite<\/em> de ofim\u00e1tica preinstalada en \u00e9l (generalmente Microsoft Office), compr\u00e1ndose las licencias en el mismo momento de adquirir el ordenador.<\/p>\n\n\n\n

Las suites de ofim\u00e1tica incluyen las siguientes herramientas:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Procesador de textos (ej.: Word de Microsoft)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Estos proporcionan la capacidad de crear documentos, con ellos se pueden realizar modelos de facturas, albaranes, comunicaciones comerciales, etc.<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Hoja de c\u00e1lculos (ej.: Excel de Microsoft)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Sirven para crear, analizar y gestionar tablas de datos en las que la informaci\u00f3n se distribuye en filas y columnas y se almacena en celdas, facilitando la ejecuci\u00f3n de c\u00e1lculos complejos.<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • Programa para presentaciones (ej.: PowerPoint de Microsoft)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Ayudan a presentar la informaci\u00f3n de forma original y ordenada, son programas que permiten la creatividad en el dise\u00f1o de presentaciones ya sea corporativas o acad\u00e9micas.<\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Gestor de datos (ej.: Access de Microsoft)<\/li>\n\n\n\n
        • Herramienta de diagramas (ej.: Visio de Microsoft)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          Existen tipolog\u00edas relevantes en cuanto a las suites<\/em> de ofim\u00e1tica se refiere:<\/p>\n\n\n\n

            \n
          • Soluciones de escritorio: son las m\u00e1s tradicionales, instaladas directamente en los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo: Microsoft Office y Open Office.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/li>\n\n\n\n
          • Soluciones online: est\u00e1n en un servidor externo al cual se accede por la conexi\u00f3n de Internet y se pueden crear documentos de texto, hojas de c\u00e1lculo, etc., como si estuviesen en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

            Con esta soluci\u00f3n se consigue una accesibilidad a la informaci\u00f3n desde cualquier dispositivo con conexi\u00f3n a Internet y alojando la informaci\u00f3n en la nube, sin tener que mantener infraestructuras complejas dentro de la empresa.<\/p>\n\n\n\n

            En conjunto, estas herramientas son de gran importancia para la preparaci\u00f3n de la informaci\u00f3n contable, particularmente en las peque\u00f1as empresas en que no es posible acceder a un software<\/em> especializado de contabilidad o de facturaci\u00f3n. Muchas de las pymes usan estas herramientas para llevar los registros, comprobantes y documentaci\u00f3n de su proceso contable. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes pueden ser modificados logrando una parametrizaci\u00f3n basada en los requerimientos de las NIIF que se produce autom\u00e1ticamente, como libros diarios, libros mayores, estados financieros e informes especiales, etc.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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