En este art\u00edculo trataremos aspectos importantes sobre la gesti\u00f3n del tiempo para que una persona pueda priorizar adecuadamente las tareas y ser m\u00e1s productiva en sus labores.<\/p>\n\n\n\n
Por: Astrid Guerrero, Editora del INCP<\/em><\/p>\n\n\n\n En la actualidad, con el desarrollo de nuevas tecnolog\u00edas y tendencias que incluyen la informaci\u00f3n y conectividad, se ha creado una sensaci\u00f3n de urgencia y la necesidad de ser veloz en los diversos procesos que se manejan en las organizaciones. Los colaboradores muchas veces sienten esa urgencia como una disminuci\u00f3n del tiempo y un incremento de las actividades, y es claro entender que, si bien los flujos y procesos de trabajo han cambiado, el tiempo no. Este sigue siendo el mismo, por lo cual, una adecuada gesti\u00f3n del tiempo ayudar\u00e1 a mejorar y optimizar las tareas a realizar.<\/p>\n\n\n\n La b\u00fasqueda de herramientas y estrategias es clave para gestionar el tiempo de manera adecuada, pero por m\u00e1s organizaci\u00f3n que se tenga, siempre hay ciertas tareas que dan lugar a una reevaluaci\u00f3n para aprovechar m\u00e1s y mejor este recurso finito. Por ejemplo, hacer varias tareas al mismo tiempo, es decir ser multitasking<\/em>, es una habilidad que muchas personas aprenden a manejar, pero que no es apta para todos, ya que puede desenfocar, mantener la mente ocupada y quitar productividad. De all\u00ed, la importancia de conocer y ser consciente de las actividades a realizar para poder administrarlas con calidad y eficacia.<\/p>\n\n\n\n A continuaci\u00f3n, te presentamos algunas herramientas que puedes usar para gestionar el tiempo de manera adecuada.<\/p>\n\n\n\n Autoevaluaci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n Todos tenemos el mismo tiempo, pero lo utilizamos de manera diferente. Para gestionar el tiempo es importante hacer una autoevaluaci\u00f3n y saber en qu\u00e9 actividades, tareas o proyectos lo estamos invirtiendo.<\/p>\n\n\n\n Una autoevaluaci\u00f3n consiste en definir qu\u00e9 \u00e1reas, metas y actividades son claves para el desarrollo de los objetivos principales. En este punto, se debe tener en cuenta que toda actividad fuera de los prop\u00f3sitos espec\u00edficos y que no cumpla con los objetivos, nos desenfoca. Por ello, la autoevaluaci\u00f3n ayuda a identificar cu\u00e1les son las labores y aspectos en los que el enfoque es primordial para cumplir con los objetivos propuestos. Despu\u00e9s de definir las metas que se quieren abordar, es necesario priorizar tareas espec\u00edficas que garanticen una ruta de cumplimiento realista y con un marco de temporalidad.<\/p>\n\n\n\n Definir prioridades<\/strong><\/p>\n\n\n\n La gesti\u00f3n del tiempo consiste -entre otras cosas- en dirigir la atenci\u00f3n a las actividades que generen resultados en pro de la consecuci\u00f3n de objetivos principales y espec\u00edficos. Toda actividad puede catalogarse en grados de urgencia o importancia para poder realizarla, pues seg\u00fan Nerea Rever\u00f3n \u201cla principal forma de mejorar la productividad se lleva a cabo a trav\u00e9s de la organizaci\u00f3n y la priorizaci\u00f3n\u201d. Las actividades urgentes son aquellas en las que el tiempo est\u00e1 determinado y tienen efectos a corto plazo en caso de no realizarse, por lo cual requieren inmediatez; mientras que las actividades importantes tienen efectos a largo plazo y son imprescindibles, pero no necesitan ser atendidas en un corto tiempo para generar resultados relevantes. La prioridad que se le atribuye a cada tarea se realiza en funci\u00f3n del tiempo que requiere y el plazo de ejecuci\u00f3n, guardando una relaci\u00f3n directa con los objetivos propuestos. Una herramienta clave para entender mejor la manera de priorizar una actividad es la matriz de Einsenhower<\/em>, la cual consta de cuatro cuadrantes con dos ejes principales: lo urgente y lo importante. Ambos ejes dirigir\u00e1n la forma en como se organicen las tareas y su inmediatez a la hora de realizarlas.<\/p>\n\n\n\n Gesti\u00f3n de las distracciones<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dentro de la gesti\u00f3n del tiempo hay que tener en cuenta las distracciones e interrupciones que pueden fragmentar las actividades que se est\u00e1n realizando, por ello, es necesario tener una correcta administraci\u00f3n de estas. Para ello, hay que tener en cuenta que existen dos clases de ladrones de tiempo.<\/p>\n\n\n\n El primero tiene que ver con la incorrecta asignaci\u00f3n de tiempo y la rigidez en su distribuci\u00f3n, sin tener en cuenta otras actividades. Esto provoca una falta de flexibilidad en la realizaci\u00f3n de las tareas. Por lo cual, es necesario revisar los objetivos del puesto de trabajo y entender si la actividad asignada es propia de la labor que estoy desempe\u00f1ando.<\/p>\n\n\n\n La segunda clase se encuentra en el entorno (tel\u00e9fonos, correos, reuniones, etc.), en personas externas (visitas inesperadas, impuntualidad, etc.) o en s\u00ed mismo (desorientaci\u00f3n, desorden, etc.). Por lo cual, es necesario hacer una revisi\u00f3n y vigilancia de las habilidades personales para atender adecuadamente a las demandas que se puedan generar en el ambiente laboral. Estas pueden ser: saber escuchar, delegar, mantener la informaci\u00f3n en orden, poner l\u00edmites al tiempo y saber sintetizar.<\/p>\n\n\n\n Ahora bien, si ponemos estas estrategias en el campo pr\u00e1ctico de la organizaci\u00f3n, es necesario tener en cuenta que al tener actividades compartidas vamos a depender de otras personas y otros depender\u00e1n de nuestro trabajo. De all\u00ed, la importancia de hacer uso de la comunicaci\u00f3n asertiva<\/span><\/a> y definir las tareas a realizar de manera precisa para desempe\u00f1ar de mejor manera las labores a nuestro cargo.<\/p>\n\n\n\n Por ejemplo, a la hora de hacer seguimiento en los equipos de trabajo, es importante tener un orden en las actividades y definir un sistema de organizaci\u00f3n propicio, tales como: calendarios, recordatorios f\u00edsicos o digitales, o incluso, utilizar herramientas de colaboraci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Las agendas son archivadores de informaci\u00f3n (f\u00edsicos o digitales) en los que los directivos y colaboradores de una empresa pueden anotar las actividades a realizar en un plazo determinado. El formato ideal de esta agenda deber\u00e1 ser colectivo e incluir\u00e1 una organizaci\u00f3n diaria haciendo uso de la matriz de Einsenhower<\/em> para gestionar de manera efectiva las actividades grupales y personales.<\/p>\n\n\n\n Los cronogramas ayudan a calendarizar las grandes entregas en peque\u00f1as partes o actividades a realizar para cumplir el objetivo. Asimismo, propician la organizaci\u00f3n del equipo de trabajo y permiten designar tareas espec\u00edficas a cada uno de los colaboradores, con el fin de avanzar en el entregable o actividad macro.<\/p>\n\n\n\n Esta herramienta sirve para organizar las actividades de una forma m\u00e1s detallada, incluyendo no solo la tarea a realizar, sino dejando espacio en la labor diaria para atender aquellas interrupciones venideras. Es decir, permite desglosar cada una de las actividades con el prop\u00f3sito de cumplir a cabalidad la tarea.<\/p>\n\n\n\n <\/td> Urgente<\/strong>
<\/td>No urgente<\/strong>
<\/td><\/tr>Importante<\/strong><\/td> Estas son las primeras tareas para realizar, ya que evidencian:
– Crisis
– Proyectos que tienen fecha de vencimiento.
– Efectos negativos si no se cumplen en el tiempo indicado.
<\/td>Estas son las segundas tareas para realizar, ya que permiten:
– Prevenir la crisis
– Construir trabajo en equipo.
– Planificar las actividades.
– Hacer un seguimiento adecuado.
<\/td><\/tr>No importante<\/strong><\/td> Estas tareas son las terceras en el orden de realizaci\u00f3n, puesto que su prioridad es alta, pero no son fundamentales para conseguir los objetivos finales.<\/td> Estas tareas son las \u00faltimas a realizar. Las actividades puestas ac\u00e1 pueden llegar a desecharse, ya que no son ni importantes ni urgentes. Lo primordial con estas tareas es que, en caso de no realizarse en el momento, no traer\u00e1n efectos en los objetivos, e incluso, puede que m\u00e1s adelante se conviertan en actividades propias de otros cuadrantes.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n<\/div><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n \n
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