Cronograma de actividades – ¿Cómo elaborarlo?

Si eres gestor de proyectos tienes que tener en cuenta muchos factores que influirán en la determinación de los objetivos, la definición de los recursos y del presupuesto, las tareas a realizar y la definición de plazos. Precisamente es el tiempo uno de los factores que más importan en la gestión de proyectos. Los plazos de entrega son fundamentales y deben ser cumplidos de manera rigurosa si queremos llegar a los objetivos marcados y algo no menos importante, utilizando los recursos que se necesitan y no más.

Para llegar a los plazos han de tenerse en cuenta todos los elementos que intervienen en el proceso y la importancia de estos en el mismo. Una de las herramientas más interesantes en este sentido es el cronograma de actividades. Se trata de gráficos en los que se representa de forma ordenada las tareas, recursos y actores que intervienen en cada proyecto y los plazos que se le asigna a cada fase del proyecto. Esto nos permite tener una visión global del proyecto y nos ayudará a realizar una gestión eficaz del mismo.

Para la realización de un cronograma de actividades existen varios modelos: 

Diagrama de Gantt

Es una de las metodologías más utilizadas. Su principal ventaja es que su adaptación a cualquier tipo de proyecto, independientemente de sector o tamaño. Con el diagrama de Gantt podremos plasmar gráficamente el cronograma a través de unas barras horizontales que identifican el inicio y el final de cada una de las actividades y relacionarlas entre si. De este modo, podremos ver por ejemplo, de manera visual y clara, que la fase 2 del proyecto comienza cuando la fase 1 esté al 50% y que la fase 3 no comenzará hasta que las dos anteriores estén al 100%.

Diagrama de PERT (Project evaluation and review techniques)

Ampliamente utilizada para la gestión de proyectos. Se utiliza sobre todo para proyectos complejos. Este diagrama permite relacionar cada una de las tareas entre sí y calcular el tiempo que se destinará a cada una de ellas. Es un gran complemento para otros métodos.

 CPM (Critical path method)

Su traducción al castellano sería Método de Camino Crítico. Se utiliza para calcular el camino más corto para completar el proyecto. Es una forma de simplificar la gestión.

Si bien la selección del método es importante en función del tipo de proyecto, lo más importante son los pasos a seguir para la elaboración del cronograma de actividades. Así, tenemos varias fases:

  • Recopilación de la información fundamental: reunir todos los detalles del proyecto, definir las deadlines y los obstáculos e incidencias que se puedan presentar en el camino
  • Definición de tareas: con la información en la mano, debemos establecer las actividades a realizar para la consecución del proyecto. También deben ser tenidos en cuenta los posibles riesgos asociados a estas actividades.
  • Secuenciación de tareas: se establece la relación entre las actividades. Las que se pueden realizar de forma simultánea y las que no.
  • Establecimiento de los tiempos y recursos: Estimar el tiempo que necesitaremos para completar cada tarea y los recursos humanos y materiales que se necesitarán para llevarlas a cabo.
  • Distribución de tareas: se le asignarán las tareas a los respectivos miembros del equipo, que se responsabilizarán de ellas hasta la consecución de las mismas.

Por supuesto, una vez que tenemos elaborado el cronograma de actividades, su seguimiento y revisión es fundamental para hacer los ajustes que sean necesarios de cara a conseguir los objetivos planteados.

Fuente: Harvard Deusto – EAE Business School

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