Una vez más, teniendo en cuenta que la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina es la encargada de resolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y de control cambiario en la de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en esta ocasión, ese despacho se dispuso a responder una inquietud en la que:
(Se) plantea una inquietud como compañía de consultoría de software, enfocada en el desarrollo de soluciones para la legalización de gastos de viaje que, dentro de los elementos de desarrollo, contempla la opción de incluir un espacio para adjuntar las evidencias, copias escaneadas o imagen de factura, del gasto realizado.
(Se) manifiesta que el desarrollo se hace tomando en cuenta lo dispuesto en el Capítulo IX del Código General del Proceso y la racionalización de la conservación de los libros de comercio acorde con el artículo 28 de la Ley 952 de 2005
(Se) señala que, en materia tributaria, buscan un soporte normativo para este desarrollo y encuentran que el Estatuto Tributario, en su artículo 771-1, indica que puede existir valor probatorio en las imágenes ópticas no modificables, si dichas imágenes cumplen con lo establecido en el Código de Procedimiento Civil artículo 251. Sin embargo, esta norma se encuentra derogada.
Así las cosas, el objeto de la consulta es definir si para la aplicación adecuada del artículo 771-1 del Estatuto Tributario, es correcto recurrir de manera supletoria a la norma vigente en el tema, es decir, al Capítulo IX del Código General del Proceso, ya que la norma referenciada en el artículo 771-1 fue derogada en los términos establecidos numeral 6 del artículo 627 del Código General del Proceso, los cuales a la fecha de esta consulta ya se encuentran cumplidos.
Frente a lo consultado –Teniendo como base lo estipulado en el Estatuto Tributario, artículos 617, 618, 632, 742, 743, y 771-2; la Ley 1564 de 2012, artículos 245 y sucesivos; la Ley 962, artículos 278 y 46 modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016– la Subdirección concluyó que:
No obstante que la ley autoriza a los comerciantes a conservar sus documentos por cualquier medio técnico, siempre que se garantice su reproducción exacta, en el ámbito tributario para efectos de soportar costos, gastos e impuestos descontables, constituye prueba idónea la factura o documento equivalente que cumple los requisitos señalados en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que de acuerdo con los artículos 617 y 618 ibídem, se entrega al adquirente en original, estado en el cual este debe conservarla por el término que exige el artículo 632 del mismo estatuto, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y, que como prueba, debe exhibirla en la misma forma cuando la Administración de Impuestos así lo exija, normas que prevalecen, en virtud de su especialidad.
Si lo desea, puede consultar el documento original completo, a continuación:
Redacción INCP
