Monitoreo del sistema de control de calidad en firmas de contadores públicos según la IFAC

Monitoreo de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad de la firma (sexto elemento de un sistema de control de calidad).

Los valores en los que se basa la misión y que rigen la actuación del Contador Público, son la verdad, la integridad, la responsabilidad y el compromiso.

Es evidente que lo anterior lo tendremos superado con la realización oportuna de trabajos de calidad a toda prueba, al vigilar que nuestra función social cumpla con los estándares de responsabilidad, idoneidad y competencia profesional y moral, en el cumplimiento y respeto de las disposiciones obligatorias, relacionadas con nuestra profesión.

Otro objetivo importante es propugnar la unificación de criterios y lograr la implantación de normas, principios y procedimientos básicos de ética y actuación profesional que se juzguen necesarios.

Ahora bien, el siguiente objetivo está relacionado con el tema que hoy nos ocupa, que es llevar a cabo las tareas de investigación tendientes a producir tecnología de auditoría y de control, que sea de utilidad a los usuarios de nuestros servicios, para mantener y acrecentar la confianza. Los objetivos anteriores están en concordancia con las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

Las Normas Internacionales de Auditoría establecen los requerimientos para que las firmas, sin importar su tamaño y número de socios, tengan en operación un sistema de control de calidad para los servicios profesionales que prestan, y se asegure su cumplimiento con lo establecido para lograr los resultados esperados.

Un sistema de control de calidad, debe contener políticas y procedimientos dirigidos a cada uno de los siguientes elementos:

  • Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma.
  • Requisitos éticos relevantes.
  • Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos.
  • Recursos humanos.
  • Desempeño del trabajo.
  • Monitoreo.
  • La evaluación continua del sistema, incluida la inspección periódica de una selección de trabajos terminados.
  • La asignación de la responsabilidad del proceso de monitoreo a un socio o personal profesional de la firma con suficiente y apropiada experiencia y autoridad para asumir dicha responsabilidad.
  • Quienes lleven a cabo la inspección de los trabajos terminados, no deben estar involucrados en el desempeño del trabajo o en la revisión de control de calidad del mismo.
  • Casos que no indican que el sistema de control de calidad es insuficiente para proporcionar la seguridad razonable de que las normas profesionales y los requerimientos regulatorios y legales, así como los informes emitidos son apropiados en las circunstancias.
  • Se presenten deficiencias recurrentes significativas que requieren acción correctiva inmediata.
  • Emprender la acción correctiva apropiada en relación con un trabajo particular o un miembro del personal profesional.
  • Comunicar los resultados a los responsables del entrenamiento y desarrollo profesional.
  • Cuando proceda, hacer cambios a las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad.
  • Determinar una acción disciplinaria contra los socios o personal profesional que dejen de cumplir las políticas y procedimientos, especialmente para quienes lo hagan en forma recurrente.
  • Descripción de los procedimientos de monitoreo realizados.
  • Conclusiones obtenidas de los procedimientos de monitoreo.
  • Cuando sea relevante, la descripción de las deficiencias recurrentes o significativas y de las acciones emprendidas para resolverlas.

Las políticas y procedimientos de control de calidad deben documentarse y comunicarse al personal de la firma. La comunicación debe incluir la descripción de las políticas y procedimientos de control de calidad y los objetivos que se pretenden lograr, incluyendo el mensaje de que cada persona tiene una responsabilidad personal sobre la calidad y que se espera cumpla con las políticas y procedimientos. La firma debe motivar al personal a comunicar sus puntos de vista o preocupaciones sobre asuntos de control de calidad.

En este artículo nos referiremos al elemento del “monitoreo”, entendido como supervisión, proceso que comprende una consideración y evaluación continua del sistema de control de calidad establecido por la firma, que incluye la inspección periódica de una selección de trabajos terminados, y diseñado para permitirle obtener una seguridad razonable de que su sistema de control de calidad opera efectivamente.

El objetivo primordial es verificar el cumplimiento con lo establecido en las políticas y procedimientos, y que se hayan obtenido los trabajos con un nivel satisfactorio, lo cual proporciona a los diferentes usuarios de nuestros servicios la confianza en el uso de los diferentes informes.

La NCC requiere que la firma establezca políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que las políticas y los procedimientos del sistema de control de calidad son relevantes, adecuados, operan de manera efectiva y son aplicados en la práctica. Estas políticas y procedimientos deben considerar:

Las políticas y procedimientos establecidos en el sistema de control de calidad, deben incluir que la inspección de los trabajos terminados seleccionados se lleve a cabo en forma cíclica.

Es necesario evaluar el efecto de las deficiencias encontradas como resultado del proceso de monitoreo y determinar si son:

La firma debe comunicar al socio y al personal profesional a cargo del trabajo seleccionado, las deficiencias identificadas como resultado del proceso de monitoreo y las recomendaciones para establecer una acción correctiva apropiada.

La evaluación de cada deficiencia debe dar como resultado recomendaciones para:

Cuando los resultados del proceso de monitoreo, indiquen que un informe puede ser inapropiado o que se omitieron procedimientos, deberán determinarse las acciones adicionales a realizarse para cumplir con las normas profesionales relevantes y los requisitos regulatorios y legales.

Por lo menos una vez al año, deben comunicarse los resultados del proceso de monitoreo a los socios y personal profesional responsables de los trabajos o, en su caso, a la asamblea de socios. La información comunicada debe incluir:

Además, deberá establecer, dentro de las políticas y procedimientos, los mecanismos diseñados para proporcionar la certeza razonable de que maneja, apropiadamente, las quejas y controversias. Por ejemplo, las quejas respecto a que el trabajo desempeñado no cumple con las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales; o las controversias que se presenten por el incumplimiento con el sistema de control de calidad.

Una cuestión importante, es establecer canales de comunicación claramente definidos, que permita al personal exponer cualquier preocupación, de tal forma que les facilite el manifestarse sin temor a recibir represalias.

Asimismo, se requerirá que dichas quejas y controversias sean investigadas de acuerdo con lo establecido y supervisadas por un socio con experiencia suficiente y autoridad apropiada, que no esté involucrado de alguna otra forma con el trabajo. De esta manera, deberán establecerse las políticas y procedimientos requeridos para documentar las quejas y controversias, así como las respuestas en cada caso.

Fuente: Revista Contaduría Pública del Instituto Mexicano de Contadores Públicos – Por Gabriel López Villegas 

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