Los KPI son las siglas en inglés de Key Performance Indicator o traducido al castellano, Indicadores Clave de Desempeño. ¿Para qué sirven? Básicamente son métricas que sirven para medir los resultados obtenidos de una acción determinada dentro de un plan estratégico. Los KPIs determinan el éxito o fracaso de las acciones en base al cumplimiento de los objetivos establecidos.

Gracias a los KPIs podremos cuantificar los resultados y los esfuerzos realizados en nuestras acciones de cara a alcanzar nuestras metas. El establecimiento de KPIs es una tarea que debe realizarse con cuidado y de forma rigurosa. Los KPIs varían según los objetivos marcados. Si nuestro objetivo es el aumento de ventas los KPIs serán distintas que si nuestro objetivo es un mejor posicionamiento en redes sociales, por ejemplo. El análisis de estos indicadores nos permitirá medir el progreso y rendimiento de nuestras acciones y podremos valorar si las acciones realizadas son suficientes para llegar a los objetivos o si por el contrario necesitamos modificarlas, eliminarlas o implementar otras nuevas.

Características de los KPI 

• Medibles:es obvio que los KPI deben ser medibles. Por ejemplo, es difícil medir el ROI de una página de Facebook de empresa sin determinar una KPI como el número de prescriptores que genera para nuestra tienda online, o el número de compradores que provienen de dicha página.

• Alcanzables: no podemos plantear objetivos irreales y fuera de nuestras posibilidades. No puedes pretender plantear unos objetivos de un aumento de ventas del 1000% en los primeros dos meses porque es prácticamente imposible. Tienes que ser realista y fijar KPIs que respondan a unos objetivos a los que podamos llegar en los plazos determinados.

• Relevantes: no vale de nada determinar demasiados KPI porque el resultado será un exceso de información que no podremos gestionar. Es mejor determinar cuatro indicadores de importancia que serán la mejor guía para alcanzar nuestros objetivos.

• Deben entrar en los plazos: los KPIs deben ajustarse a los plazos determinados. Si hablamos de medir las ventas trimestrales, no vale de nada utilizar para medirlo las ventas de un año.

Preguntas que nos ayudarán a determinar los KPI. Ejemplos

1. ¿Cuáles son nuestros objetivos?

Para determinar los KPIs es fundamental tener definidos y claros los objetivos y plazos.

2. ¿Los KPI elegidos tienen influencia real en la consecución de los objetivos?

A través de esta pregunta determinaremos si los KPI afectan a la consecución de objetivos y metas.

3. ¿Podemos compararlas?

De nada sirve determinar KPIs si no las comparamos con una referencia.

4. ¿Podemos con ellas calcular el ROI?

Es fundamental la determinación de los KPIs para obtener una aproximación real al ROI.

5. ¿Quién será el receptor de los KPI en la compañía?

Dependiendo de los objetivos marcados, los responsables de recibir la información de los KPI serán distintos. El responsable de cada área de la empresa tendrá interés en un KPI determinado.

6. ¿Cuáles será la periodicidad de revisión de los KPI?

La monitorización debe ser diaria para elaborar informes parciales y finales durante todo el período que hemos determinado para la consecución de objetivos.

7. ¿Con qué herramientas y quién medirá los KPI?

No vale de nada diseñar una serie de KPI si no tenemos los recursos y personal suficientemente cualificados para medirlas y extraer resultados.

Ventas y KPI. Ejemplos

• Nº de leads que necesito para conseguir una venta
• Nº de prospectos que necesito para conseguir una venta
• Nº de ventas por una unidad de tiempo determinada
• Facturación por venta
• Costes de adquisición por cada cliente
• Tiempo promedio para finalizar una venta
• Clientes recurrentes/Clientes nuevos

Fuente: Harvard Deusto – EAE Business School