Procedimientos a tomar en cuenta cuando se debe auditar una cuenta de inventarios

calculoA la hora de auditar una cuenta de inventarios es recomendable tener en cuenta los procesos que se deben llevar a cabo puesto que de esta forma la información que presentará como auditor será mucho más confiable y certera en el momento de evaluarla y analizarla. Es importante aclarar que los inventarios son activos que son poseídos para ser vendidos en el curso corriente del negocio, además es necesario saber la situación en la que se encuentran, por ejemplo, puede estar en proceso de producción para su venta, o estar en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o para la prestación de servicios, esto ayudará a que el debido proceso para la cuenta de inventarios sea mucho más sencillo y eficaz.

Redacción INCP a partir de artículo publicado por Auditool 

Para mayor información, puede referirse al artículo titulado “24 procedimientos para auditar la cuenta de inventarios” de la fuente Auditool. 

24 procedimientos para auditar la cuenta de inventarios

Los inventarios son activos que:

  • Son poseídos para ser vendidos en el curso ordinario del negocio,
  • Están en proceso de producción para su venta, o
  • Están en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

Los inventarios se medirán al menor entre su costo y su valor neto realizable

Los costos de los inventarios son aquellos derivados de su adquisición, transformación, producción u otros costos para darles su condición y ubicación actuales, y el valor neto realizable corresponde al precio estimado de venta, menos los costos estimados para terminar su producción, y menos los costos necesarios para llevar a cabo la venta.

En el caso de los inventarios producidos y de los productos en proceso, los costos incluyen una parte de los costos generales de producción en base a la capacidad operativa normal. El proceso de distribución de costos fijos se basa en la capacidad normal de producción, considerando el promedio de varios ejercicios o temporadas y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad derivada de operaciones previstas de mantenimiento.

Los costos de intereses por pagos diferidos se registran en resultados, solamente se activan si cumplen con lo establecido en la NIC 23.

El valor neto realizable es apropiado si los costos de las existencias pueden no ser recuperables, y se debe tener en cuenta que las estimaciones deben estar basadas en la información más fiable al cierre del ejercicio, considerando fluctuaciones en precios y costes relacionados directamente con hechos posteriores, en la medida que confirmen condiciones existentes al cierre del ejercicio.

Las técnicas de medición de los costos son:

  • Método del costo estándar:se establecen según consumos normales, y las condiciones de cálculo se deben revisar en forma regular; y
  • Método de los minoristas:se utiliza en el sector comercial al por menor.

Estas técnicas podrán ser utilizadas por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al costo.

Las fórmulas de cálculo del costo del inventario son:

  • Identificación específica:costo real específico.
  • PEPS:las primeras existencias adquiridas (producidas) son las primeras en venderse. La tendencia es que las existencias en balance estén valorizadas al costo de las últimas unidades adquiridas (producidas).
  • Promedio ponderado: requiere que las existencias al final del período reflejen el precio medio ponderado basado en el precio medio de unidades en existencias al comienzo del período, y unidades adquiridas (producidas) durante el período. El promedio se aplicará sobre una base periódica, o medias móviles.

El método último en entrar, primero en salir (UEPS o LIFO) ya no es aceptado como método según IFRS.

Reconocimiento ingreso y gasto:

  • Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se reconocerá como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos.
  • Se debe registrar como un gasto la reducción de valor hasta el valor neto realizable y todas las pérdidas de existencias en el periodo en el que se producen.
  • Se deben registrar las reversiones de las reducciones de valor como un menor monto de las existencias registradas como gasto en el periodo en el que se produce la reversión.

El valor razonable de los inventarios adquiridos en una combinación de negocios se determina sobre la base del precio de venta estimado en el curso normal del negocio, menos los costos estimados de terminación venta, y un margen de utilidad razonable basado en el esfuerzo que se requiere para producir y vender dichos inventarios.

La reducción del valor en libros de los inventarios al valor neto de realización, al igual que cualquier reversión de tales rebajas, debe presentarse en la misma línea que el costo de los inventarios vendidos.

A continuación detallamos el siguiente programa de auditoría para la cuenta de inventarios:

  1. Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
  1. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.
  1. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
  1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
  1. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
  1. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
  1. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
  1. Verificar que los costos de adquisición solo incluyan los siguientes conceptos:
  • Precio de compra (menos descuentos, reducciones y similares).
  • Aranceles y otros impuestos no recuperables.
  • Costos de transporte y almacenamiento.
  • Otros costos directamente atribuibles a la adquisición de productos terminados, materiales y servicios.
  1. Verificar que los costos de transformación y producción solo incluyan los siguientes conceptos:
  • Materiales incorporados.
  • Mano de obra directa.
  • Otros costos directos.
  • Parte calculada de forma sistemática de costos indirectos fijos y variables (Overheads).
  1. Verificar que los otros costos incurridos solo incluyan los siguientes conceptos:
  • Costos indirectos fijos y variables (Overheads) fuera de la producción.
  • Costos de diseño de un producto especialmente para un cliente.
  1. Verificar que los costos de los inventarios no incluyan:
  • Cantidades anormales de desperdicio, mano de obra u otros costos de producción.
  • Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios en el proceso productivo.
  • Costos indirectos de administración sin relación con las existencias.
  • Costos de venta.
  1. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
  1. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
  1. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los documentos que estén involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.
  1. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
  1. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o al valor neto realizable, al que sea más bajo, de acuerdo con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia.
  1. Verificar si las existencias de los inventarios están recopilados, calculados, valuados uniformemente soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares.
  1. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo hayan sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
  1. Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad de la Compañía.
  1. Verificar que las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a su valor neto realizable.
  1. Revisar las conciliaciones de inventario y verificar:
  • Su exactitud matemática.
  • Sus montos con las fuentes correspondientes.
  • Extraer la información del módulo de Inventarios a la fecha de cierre.
  • Extraer la información del módulo de Contabilidad a la fecha de cierre.
  • Verificar la existencia y exactitud de las bases de datos Vs. datos incluidos en la conciliación preparada por el cliente.
  • La razonabilidad de las partidas conciliatorias.
  • Las partidas de conciliación inusuales y evaluar si se han registrado apropiadamente.
  • Para aquellas partidas que tengan antigüedad superior a tres (3) meses, obtenga la justificación por parte del cliente.
  • Determine la necesidad de efectuar ajustes contables.
  • La adecuada segregación de funciones de las personas que intervienen en el procedimiento: quién elabora, revisa y aprueba el procedimiento.
  1. Asistir a la toma física de inventarios programada por el cliente para fin de año y verificar:
  • Que el monto del inventario contado corresponda a los registros contables; si existieron diferencias, asegúrese que estas hayan sido ajustadas previa autorización por parte de los cargos asignados para esta labor según la directriz de la Compañía.
  • Verificar el adecuado corte de documentos.
  • Observar los procedimientos establecidos por la compañía para efectuar los conteos físicos (instrucciones, registrar y controlar los resultados del conteo, etc.)
  • Establecer la eficacia y efectividad de los procedimientos de control internos aplicados por la compañía para la conservación, protección y custodia del inventario propiedad de la compañía.
  • Verificar que el personal asignado para la toma física está familiarizado con los productos a ser inventariados y que las medidas de control físico, y las de seguridad son suficientes y adecuadas.
  1. Seleccionar una muestra del inventario, y probar la valuación de los métodos utilizados por la Compañía, ya sea identificación específica, PEPS o promedio ponderado.
  1. Para los costos por inventarios en tránsito, revisar inicialmente la modalidad de importación, y luego validar si el monto registrado cumple con la definición de activo para la Compañía, es decir, que sea un recurso controlado por una entidad como resultado de sucesos pasados del que se espera obtener beneficios económicos futuros, y que se le hayan trasladado los riesgos de esos inventarios. 

Fuente: Auditool

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