Mediante Oficio, la Superintendencia de Sociedades brinda respuesta a los siguientes interrogantes:

1. ¿Es válido y jurídicamente viable usar la firma escaneada o digital en un acta de reunión de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios o Junta Directiva, si el libro de actas se ha registrado en forma física y no como un libro electrónico de acuerdo con el Decreto 019 de 2012? Es decir, ¿sería posible imprimir en el libro físico de actas, un acta que ha sido firmada previamente a través de la firma escaneada (PDF)?
2. En caso afirmativo, ¿es posible que el libro de actas de un órgano colegiado tenga dos tipos de firmas? Es decir, ¿es posible que se ejecuten las actas a través de firmas manuscritas y en otros casos a través de firmas escaneadas, o que se suscriban con una mezcla de tipos de firma? por ejemplo, la firma del representante legal a través de firma escaneada y la firma del secretario en manuscrita original.
3. En caso de que no sea posible llevar actas con dos tipos firmas, ¿Se debe firmar nuevamente el acta física cuando ha sido firmada a través de PDF? ¿Cuál es el procedimiento a seguir en estos casos?

A lo que se responde que la firma escaneada no es válida y confiable a menos que se verifiquen los presupuestos de seguridad; por lo tanto, no sería válida para el registro de actas que en el libro físico se pretenda imprimir la firma escaneada del rol de presidente o secretario según corresponda, ya que el Decreto 1074 de 2015 determina las pautas para por medios electrónicos.

Respecto de las actas emitidas por la Junta Directiva, se recuerda que no están sujetas a registro público, por lo que deberán regirse por lo dispuesto en los estatutos y la ley.

Ver: Oficio 220-165296 de 2020

Redacción INCP