La Superintendencia de Sociedades, a través del Oficio No. 220- 207472 del 15 de septiembre de 2022, respondió a una consulta en donde se formularon los siguientes interrogantes relacionados con la implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT):

• ¿En qué parte de la norma de SAGRILAFT, Circular 100-000016 de 2020 y las subsiguientes que la modifican se hace diferenciación entre cliente, usuario y consumidor? La SuperSociedades señala que el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica no hace distinción entre cliente, usuario y consumidor, en tanto, todas estas figuras se encuentran contenidas bajo el término “Contraparte” definido por la mencionada circular como “cualquier persona natural o jurídica con la que la empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de productos de la empresa”. Sin importar el término usado, ya sea cliente, usuario, contratista o consumidor, entre otros, el señalado Capítulo X hace referencia, en general, a la persona jurídica o natural con la que la empresa obligada a implementar el SAGRILAFT realiza o pretende realizar un negocio o transacción y, por lo tanto, está en la obligación de realizar la correspondiente diligencia. Así pues, las empresas obligadas deben tener claro que las personas – naturales o jurídicas- con quienes realizan un negocio, transacción o contrato caben en la categoría de “Contrapartes” y, por tanto, deben implementar medidas para su conocimiento.

• ¿Puede una empresa que tenga un contrato de colaboración tener vinculación como usuarios y no como clientes? ¿Exime esta categorización el conocimiento del cliente y sus beneficiarios finales? Frente a estas preguntas, la SuperSociedades señalade manera concluyente que sea que se esté frente a un consorcio, unión temporal, cuentas en participación u otro tipo de contrato de colaboración, la empresa obligada a implementar el SAGRILAFT deberá igualmente implementar medidas de debida diligencia. Esta entidad recuerda que, de acuerdo con la normatividad nacional, los consorcios, las uniones temporales o las cuentas en participación son figuras que posibilitan la unión de esfuerzos entre empresas o personas naturales para ejecutar un negocio o contrato, pero no conforman una nueva persona jurídica. Por tanto, las empresas obligadas a implementar el SAGRILAFT deberán dar aplicación a las medidas de debida diligencia acorde a cada empresa o persona natural que conforme la respectiva figura contractual.

• ¿No es obligación que las empresas tengan publicadas sus políticas LAFT y como mínimo un canal de recepción de denuncias LAFT siendo obligadas a la implementación de dichos sistemas en sus empresas? La SuperSociedadesprecisa que, de acuerdo con las definiciones del señalado Capítulo X, se entiende por política de gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), los lineamientos generales que debe adoptar cada empresa obligada para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar estos riesgos. Asimismo, en dicha definición se aclara que las políticas deben incorporarse en el manual de procedimientos para que orienten la actuación de los funcionarios de la empresa, y establecer las consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia. Para lograr su efectivo cumplimiento, estas políticas requieren de divulgación y capacitación, y deben traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, la SuperSociedades señala que a pesar de que no esté expresamente consignada la publicación de las políticas como una obligación, sí lo es que el contenido sea divulgado, conocido e interiorizado por los integrantes de la empresa para que sirvan como guía de sus actuaciones. Respecto al interrogante relacionado con el deber de contar con un canal de denuncias, la SuperSociedades señala que el Capítulo X contiene directrices generales y mínimas para que las empresas desarrollen de manera eficaz su propio sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT/FPADM. Así las cosas, aunque el Capitulo X no contempla taxativamente esta obligación, el numeral 5.1.1. hace referencia a la obligación de los administradores de disponer de los recursos operativos y tecnológicos necesarios para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar su labor de manera adecuada. Por lo cual, debe entenderse que, dentro del proceso para la detección de operaciones inusuales o sospechosas resulta crucial que el Oficial de Cumplimiento se apoye en el personal que trabaja para la empresa, en los socios, administradores y terceros, y para ello, resulta de gran utilidad disponer de mecanismos para realizar denuncias y así garantizar el anonimato y la no toma de represalias por la entrega de información.

• ¿El uso de distribuidores para no conocimiento de otros vinculados es válido? La SuperSociedades señala queeste planteamiento no es válido, puesto que la referida Circular es clara al indicar que las empresas obligadas a implementar el SAGRILAFT tienen que realizar una debida diligencia a sus contrapartes. La debida diligencia aplica también sobre los distribuidores, sean estos personas naturales o jurídicas, y en esta medida, deberá indagarse sobre el conocimiento de estos como contrapartes y sus beneficiarios finales. A consideración de la entidad, para este propósito resulta útil, entre otras cosas, la información relacionada con la estructura de la propiedad de la persona jurídica que funja como distribuidor; el propósito de la relación a establecer; y la consistencia de las transacciones realizadas con el conocimiento que se ha obtenido de la actividad comercial, la fuente de fondos y el perfil del riesgo, sus clientes y beneficiarios finales.

Ver: Oficio No. 220- 207472 de 2022

Redacción INCP