Una firma de contadores públicos que tiene la proyección y la convicción de ofrecer servicios de calidad y que sean confiables para la empresa que los requiere, deberá tener en consideración la obligación de elaborar un Manual de Control de Calidad que se rija bajo los estándares internacionales. Abordar en dicho manual aspectos como la ética, la responsabilidad del líder de la firma sobre la calidad, la aceptación y retención de clientes, los recursos humanos, el desempeño del trabajo realizado y la documentación del trabajo, entre otros, mejoraría los controles como la calidad y el desempeño de los servicios prestados por la firma, lo que la posicionaría como una de confianza ante sus clientes y clientes potenciales.           

Redacción INCP a partir de artículo publicado por Auditool 

Para mayor información, puede referirse al artículo titulado “Manual de control de calidad: Estándares para una cultura integral en firmas de Contadores Públicos” de la fuente Auditool. 

Manual de control de calidad: Estándares para una cultura integral en firmas de Contadores Públicos

La normatividad internacional ha hecho indispensable que las firmas de Contadores cuenten con una guía que les facilite implementar un sistema seguro para ofrecer servicios confiables y de calidad.

Por lo anterior, las firmas se encuentran obligadas a establecer requerimientos para que el desempeño del contador público –al llevar a cabo trabajos de auditoría y revisiones de información financiera o trabajos de atestiguamiento– se realice bajo estándares internacionales, el establecimiento de controles y programas que soporten la calidad del trabajo que desempeña. Por ello, las firmas deberán diseñar e implementar un Manual de Control de Calidad, que deberá incluir políticas y procedimientos relativos a los siguientes elementos:

[I] Responsabilidad del líder de la firma sobre la calidad: fomentar, promover e incentivar una cultura integral de calidad en una firma es responsabilidad del líder, en el entendido de que la planeación, desarrollo, ejecución, control y supervisión de los procesos generales y específicos de los trabajos de auditoría y demás hechos por el despacho son esenciales para obtener los resultados deseados.

El establecimiento de políticas que incluyan la evaluación del desempeño de los colaboradores, el otorgamiento de incentivos profesionales, tanto individuales como de grupo, así como la determinación de compromisos entre despacho y colaboradores, es una tarea a cargo del líder de la firma.

[II] Ética: la firma deberá mantener dentro de su estructura y principios éticos particulares una independencia de actuación e imparcialidad, con apego a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), relativas a la ejecución del trabajo y opinión que de ella se deriva, cuyos requisitos de independencia deberán ser constantemente comunicados al personal, bajo esquemas y formatos determinados dentro del propio Manual de Calidad del Despacho, así como en el Manual de Trabajos de Auditoría.

En caso de que se identifiquen algunas circunstancias que pongan en peligro o amenacen la independencia en el desarrollo de los trabajos, sobre todo en los de auditoría, se deberán instrumentar acciones que eviten esa falta de independencia, aclarando y documentando los motivos por los que se concluye que no es posible llevar a cabo un trabajo de revisión integral.

[III] Aceptación y retención de clientes y trabajos específicos: será indispensable la existencia de políticas y procedimientos para la aceptación, retención de clientes y trabajos específicos, con el objetivo de garantizar que solo se aceptarán o continuarán los trabajos con los clientes cuando se observe que se cumplieron los objetivos y estándares en materia de riesgos establecidos por la firma.

Una parte importante mediante la cual se puede obtener información que permita documentar la aceptación y retención de clientes es a través de la aplicación de cuestionarios para la evaluación inicial del posible cliente, evaluación de factores de riesgos e investigación preliminar para efectos de una primera auditoría.

[IV] Recursos Humanos: para una firma es fundamental tener políticas y procedimientos relativos a la evaluación de la capacidad y competencia del personal, según sus funciones específicas dentro de las características de su estructura, con la finalidad de conocer si está en condiciones de poder proporcionar una seguridad razonable de que los trabajos que desempeñe se encuentren dentro de las normas profesionales y requisitos tanto legales como fiscales correspondientes.

Deberá ser una obligación profesional y ética de la firma, que tanto el Socio del encargo como el personal asignado, tengan la capacidad, competencia y tiempo programado para el desempeño de los trabajos contratados, para lo cual deberá ser indispensable establecer una política de capacitación y desarrollo del personal administrativo y técnico.

«Las firmas están obligadas a establecer estándares y controles, que soporten la calidad de trabajo del Contador Público». 

[V] Desempeño del trabajo: cada firma, en particular, deberá establecer en su Manual de Auditoría la descripción del proceso para la ejecución de los trabajos, por lo que, dependiendo del tamaño y estructura, los procedimientos y, sobre todo los sustantivos, deberán ser diseñados directamente por el Socio del encargo, quien en su caso, asume la responsabilidad de la planeación y supervisión propia y de los demás miembros del equipo.

Una actividad importante en el desempeño del trabajo es lo relativo a las consultas a terceros, ya sean colegas o expertos en otras materias, lo cual es necesario establecer como política, cuyo objetivo deberá ser plantear los casos difíciles con toda claridad y transparencia, por lo que las respuestas a dichas consultas deberán ser consideradas y acatadas profesionalmente en forma general por los miembros que integran el equipo de trabajo.

[VI] Documentación de los trabajos: por lo general, los papeles de trabajo, tanto de auditoría como de otros servicios, se conservan en papel, independientemente de que en algunos casos actualmente se encuentran en archivos electrónicos con el nombre de cada cliente, según corresponda al tipo de trabajo o procedimiento realizado.

Deberá establecerse, como política, el resguardo físico de los papeles de trabajo (por lo menos cinco años después de la entrega del informe), y los funcionarios de la firma deberán contar con las facultades para tener acceso a los mismos a partir de la conclusión de los trabajos, procurando que las llaves o claves de los archivos sean custodiadas y cambiadas, en su caso, por el Socio del encargo y la administración del despacho.

[VII] Monitoreo: durante esta etapa se deberán incluir políticas y procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad razonable, con respecto a que las políticas y procedimientos del sistema de Control de Calidad establecido por la firma es efectivo y se aplica consistentemente, el cual deberá ser revisado cuando menos una vez al año por ciclos de trabajos.

Dicha revisión deberá ser realizada por una persona responsable de la firma y eventualmente por un tercero externo. La responsabilidad del proceso del monitoreo interno recaerá sobre algún socio que no participe en el desempeño de auditoría o un contador o especialista externo, quien deberá emitir comunicados como resultado de su actividad, precisando con toda claridad las deficiencias detectadas, evaluando y determinando los errores y omisiones, así como las deficiencias y/o errores recurrentes que requieran una atención inmediata, debiéndose documentar un plan de remediación que asegure la corrección de dichas deficiencias.

Sin duda, para algunas firmas de contadores públicos es relevante la diseñar, a la brevedad, un Manual de Control de Calidad que les permita conformar un sistema que les proporcione una seguridad razonable de que se cumple con las normas profesionales y los requisitos regulatorios legales, asegurando que los informes emitidos por los Socios responsables de los trabajos son apropiados en las circunstancias.

Fuente: Auditool