En mercados cada vez más complejos, los tesoreros corporativos deben administrar su tiempo de manera más estratégica, simplificando los procesos y utilizando soluciones más eficientes y automatizadas. Los sistemas de gestión de tesorería (TMS, por sus siglas en inglés) son herramientas valiosas para que los tesoreros logren dichos resultados, brindando una visibilidad significativa del efectivo y controles financieros con el fin de mitigar el riesgo.

Las soluciones de proveedores combinados, las integraciones fragmentadas y las ineficiencias de costos son las principales preocupaciones cuando se trata de adquirir un nuevo sistema. Es una gran inversión en tiempo y recursos, y la elección equivocada puede hacer que los flujos de trabajo de tesorería sean aún más complejos de lo que son hoy. Aquí presentamos información sobre la investigación de posibles proveedores de TMS para el departamento de tesorería corporativa.

Si es un sistema listo para usar, no lo personalice

Los proveedores aprecian a las empresas de mayor tamaño y los millones que gastarán en TMS y en consultores externos que los personalizan. Las soluciones listas para usar pueden tener precios de venta mucho menores, pero tratar de personalizar el sistema para que proporcione los mismos informes que usaba cada tesorería en particular antes de la implementación puede terminar costando una pequeña fortuna.

Con el fin de obtener los informes y datos que necesitará cierto equipo de tesorería, los cuales podrían no estar disponible en los sistemas listos para usar, los tesoreros deben consultar sobre las interfaces de programación de aplicaciones (APIs por su sigla en inglés) que un proveedor de TMS tiene con otras soluciones tecnológicas. Si esas otras soluciones también pueden aprovecharse como parte de sus necesidades de flujo de trabajo, el esfuerzo de personalización requerido es significativamente menor.

La estrategia ideal es encontrar la solución más adaptable que integre su tecnología de tesorería existente y satisfaga las necesidades actuales de su departamento de tesorería. Intentar personalizar demasiado puede resultar costoso, requerir mucho tiempo y ser una iniciativa complicada que quizás no valga la pena a largo plazo.

Impulse la estandarización para crear eficiencias

La mayoría de las tesorerías corporativas todavía están lidiando con procesos manuales e inconsistentes que pueden tener un impacto en la productividad de su organización. Al depender principalmente de las hojas de cálculo de Excel para administrar sus flujos de trabajo y al conectarse con sus contrapartes bancarias a través de teléfonos o plataformas que no se conectan entre sí, los tesoreros continúan realizando tareas que consumen mucho tiempo y que son propensas a errores. La adopción de un TMS que automatiza estos procesos permite a los departamentos de tesorería estandarizar sus funciones financieras y aumentar la eficiencia general.

El impulso hacia la estandarización a menudo se puede enfrentar a miradas reticentes, ya que los tesoreros y profesionales de finanzas pueden ser renuentes a cambiar sus procesos de informes y flujos de trabajo antiguos. Sin embargo, todo se trata del costo de oportunidad. Un TMS con APIs incorporadas para funcionalidades como las transacciones electrónicas, la gestión de riesgos y la contabilidad de coberturas permite a los tesoreros dedicar tiempo a actividades de mayor valor agregado y desempeñar un papel más importante en la toma de decisiones estratégicas, lo que en última instancia beneficia a sus organizaciones.

Implemente internamente para evitar riesgos costosos

Una práctica común al contratar sistemas de gestión de tesorería de terceros es permitir que la solución sea implementada por consultores externos. Si bien puede parecer una estrategia conveniente que ahorra tiempo, en realidad puede causar que los miembros de una organización de tesorería desconozcan la mecánica y las complejidades del sistema. Como resultado, los ajustes y cambios futuros se convierten en una tarea costosa y complicada.

Para evitar tales riesgos, una alternativa es invertir en la capacitación del personal interno e implementar la solución TMS internamente, mientras se utilizan recursos externos para reemplazarlo durante la jornada. Incluso para los tesoreros más experimentados, los sistemas de gestión de tesorería requieren una capacitación significativa para conocer el nuevo software y saber cómo usarlo para los requerimientos de la tesorería de una empresa. Pero hacerlo es una actividad esencial, ya que la implementación de dichos sistemas proporciona a los tesoreros las herramientas para automatizar de manera efectiva los procesos y simplificar el cumplimiento, lo que finalmente impulsa el retorno sobre la inversión.

Al utilizar la información presentada anteriormente, encontrar el TMS ideal se convierte en una tarea menos compleja y permite a los tesoreros ser más eficientes en un entorno de negocios que a menudo es volátil y que está en constante cambio. Un sistema de gestión de tesorería sólido permite que los tesoreros se vuelvan más estratégicos, aumenta el control y agrega valor a la organización en general.

Fuente: Bloomberg