Tres aspectos clave sobre el documento soporte de nómina electrónica

La DIAN emitió una doctrina en la que aclara tres aspectos clave sobre la interpretación del documento de soporte de pago de nómina electrónica: primero, “es un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA”; segundo, la normatividad vigente sobre la materia no diferencia la modalidad en la que se efectúan los pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie; tercero, No hay necesidad de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los reembolsos de gastos siempre que los pagos o abonos en cuenta no se deriven de la nómina”. A continuación, encontrará el concepto relacionado.

Ver: Concepto 1268 de 2021

Redacción INCP a partir de la nota publicada por PwC

Para más información consulte el artículo titulado “Doctrina oficial sobre el documento soporte de nómina electrónica y su relación con el derecho laboral, alimentación, hospedaje, dotación y reembolso de gastos” publicado por PwC.

Doctrina oficial sobre el documento soporte de nómina electrónica y su relación con el derecho laboral, alimentación, hospedaje, dotación y reembolso de gastos

La DIAN emitió una doctrina oficial sobre la interpretación del documento soporte de pago de nómina electrónica. Acá tres aspectos clave del concepto de la DIAN.

1. Documento soporte y relaciones laborales

La DIAN indicó que el Documento soporte de pago de nómina electrónica es “un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA, que se exige para soportar los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, es decir, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria”.

Así mismo la implementación del citado documento soporte dentro de la normatividad fiscal, por lo cual, no modifica o altera en ninguna forma la legislación sustancial o procesal de las relaciones laborales.

De manera que, el alcance de los conceptos como salario, prestaciones sociales, tratamiento de las incapacidades y demás propios de la legislación laboral seguirán rigiéndose por las normas especiales vigentes, sin que tenga competencia esta Entidad para pronunciarse de fondo sobre dichas operaciones”.

2. El documento soporte de pago de nómina electrónica en pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie

La entidad aclaró, que la normatividad vigente sobre la materia no diferencia la modalidad en la que se efectúa el pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, “sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie”.

En este orden de ideas, “prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar”.

3. El documento soporte de pago de nómina electrónica en pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador

“No hay necesidad de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los reembolsos de gastos siempre que los pagos o abonos en cuenta no se deriven de la nómina, es decir, que no se desprendan de la relación laboral, legal o reglamentaria con el trabajador ya que no se enmarcarían dentro de lo que el numeral 10 del artículo 1 y el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 00013 de 2021 disponen como objeto de soporte con dicho documento electrónico”.

Sin embargo, “para aquellos casos en donde se configure un pago en especie en virtud del contrato laboral u otras figuras contractuales que puedan implementarse por el empleador, que tengan efectos fiscales diferentes al mero reembolso de gastos, tales como, salarios integrales, pagos indirectos, subsidios, auxilios, entre otros, estos para efectos de la deducción, deberán soportarse de acuerdo a lo establecido en la Resolución DIAN No. 00013 de 2021 y los demás requisitos que prevea la Ley en consideración de las particularidades contractuales fijadas por las partes”.

Ver: Concepto 1268 de 2021

Fuente: PwC

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