Uso de las TICS en la administración de la justicia colombiana

En Colombia, a causa del COVID-19 y la emergencia sanitaria, conceptos como “teletrabajo” o “asistencia virtual” empezaron a ser mayormente usados por los sectores laborales, tanto públicos como privados, a manera de evidenciar el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICS). En distintas líneas de la sociedad, como en la continuidad de la administración de Justicia y el funcionamiento de la Rama Judicial, el uso de las TICS se volvió un asunto legal, pues debían reparar el colapso estatal que produjo el confinamiento y asegurar la prestación del servicio desde la casa de los usuarios, funcionarios y litigantes.

En este aspecto, las TICS en Colombia habían sido establecidas en los artículos 4 y 95 de la Ley 270 de 1996 -Estatutaria de la Administración de la Justicia, y no fue sino hasta la expedición del Decreto 806 de 2020 cuando se empezaron a introducir grandes avances tecnológicos dentro de la Rama Judicial del poder público para mejorar la prestación del servicio. El uso de estas tecnologías en la administración judicial empezó a ser usado como mecanismo para la activación de la defensa jurídica creando, de esta manera, un nuevo tratamiento para expedientes, poderes, demandas, audiencias, notificaciones personales, notificaciones por estados y traslados, comunicaciones y oficios, sentencias anticipadas, apelaciones, entre otras.

Acabada la emergencia sanitaria, y por consiguiente, la vigencia del Decreto 806 de 2020, se emitió la Ley 2213 de 2022 que adopta como permanente este decreto garantizando principalmente la virtualidad en la administración de Justicia. Para conocer más acerca de los puntos relevantes en la nueva norma y las modificaciones que se han realizado, lea el artículo a continuación.

Redacción INCP

Para más información revise el artículo “Justicia digital: implementación de la Ley 2213 de 2022 como progreso en la administración de justicia con el uso de las TIC’s” escrito por Maria Salas Negrete, Junior Legal de Russell Bedford DSA Barranquilla.

Justicia digital: implementación de la Ley 2213 de 2022 como progreso en la administración de justicia con el uso de las TIC’s

Tics: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ley 1341 de 2009)

Hacia inicios del año 2020, conceptos como “distanciamiento social”, “confinamientos” o “asistencia virtual” no eran de uso constante en el vocabulario, tomaron protagonismo a nivel mundial cuando el 11 de marzo de 2020 el Director General de la OMS, declaró Pandemia por causa de un nuevo Coronavirus llamado COVID 19 y a nivel Nacional se declaró emergencia sanitaria el 12 de marzo de este mismo año.

Siendo de esta manera, ante la repentina circunstancia sanitaria, los distintos países afectados, a través de sus gobiernos emprendieron mecanismos para contrarrestar el virus y mantener activo cada uno de los sectores en la sociedad.

En Colombia, de las distintas líneas de la sociedad, la continuidad de la administración de Justicia y funcionamiento de la Rama Judicial colapsaron por la suspensión del acceso a la misma, fue entonces hasta el 04 de junio de 2020 que se expide el Decreto 806 con el objetivo de implementar las tecnologías de la Información y las Comunicaciones para asegurar la prestación del servicio desde las casas a los usuarios, funcionarios y litigantes.

Sin embargo, recordemos que las tecnologías de la Información y las Comunicaciones ya habían sido establecidas en los artículos 4 y 95 de la Ley 270 de 1996 -Estatutaria de la Administración de la Justicia y fue hacia los años 2011 y 2012 con la expedición del nuevo código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Art.3-Ley 1437) y Código General del Proceso (Art. 103 -Ley 1564) que se produjo un avance significativo.

El Decreto 806, introdujo cambios importantes hacia el avance tecnológico, mejoró la forma de prestación del servicio de una de las Ramas del poder público, usado como mecanismo para aliviar la disminución de ingresos y activación económica de la defensa jurídica adelantada por los abogados y de quienes dependen de ella. Temas puntuales fueron abordados y se estableció el nuevo tratamiento para Expedientes, Poderes, Demandas, Audiencias, Notificaciones personales, Notificaciones por estados y traslados, Comunicaciones y oficios, las Sentencias Anticipadas, Apelaciones y sus respectivas excepciones para las áreas en que aplicó, es decir, el área civil, familia, laboral, constitucional y disciplinaria. Decreto que contó con vigencia de 2 años.

Acabada la vigencia del Decreto 806, el 13 de junio del año en curso, el ex mandatario Iván Duque sancionó la Ley 2213 de 2022 que adopta como permanente el Decreto 806 de 2020 garantizando principalmente la virtualidad en la administración de Justicia. Por lo tanto, anotamos los puntos más relevantes de esta nueva norma.

Modificaciones que introdujo la Ley 2213 de 2022 al Decreto 806 de 2020:
Objeto: Mantiene el mismo objeto establecido en el Decreto, adicionando que cobijará en la jurisdicción ordinaria: las áreas de penal y penal militar indicando que el uso de las Tics será potestad del Juez o Magistrado.
– En las otras áreas que cobija el decreto, excepcionalmente se usará la presencialidad, ya que esta tendrá importancia cuando los involucrados en un proceso manifiesten no poder usar las Tics para las actuaciones, dejando constancia en el expediente. Sin embargo, la atención presencial por parte de los despachos judiciales quedará garantizada cuando el usuario lo requiera.
– El acceso a la Justicia por medio de las Tics debe garantizar el derecho a la igualdad (que los involucrados tengan los medios tecnológicos idóneos para acceder)
– La ley 2213 de 2022, es de naturaleza complementaria a las normas procesales ya existentes.
Uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: Teniendo como regla general la virtualidad, en todo caso se puede acudir directamente a los despachos judiciales de forma presencial, particularmente la población rural, los grupos étnicos, personas con discapacidad y los que tengan dificultad para usos de medios digitales a nivel nacional. Ya existía en el Decreto, pero La Ley 2213 especificó como se haría este tratamiento especial.
Demandas: La Ley 2213, modifica el artículo 6 del Decreto que, en el evento que el demandante desconozca el canal digitaldonde deben ser notificados los peritos, testigos o cualquier tercero que deba ser citado al proceso podrá indicarlo en la demanda sin que ello implique la inadmisión o rechazo de la misma.
Audiencias: Mantiene el deber de seguir usando los medios tecnológicos para el desarrollo de audiencias, pero adiciona que solo de forma excepcional por razones de seguridad, inmediatez y fidelidad, las audiencias destinadas a practica de pruebas se harán de forma presencial (de oficio o petición de partes) debe existir una justificación objetiva que justifique que se adelante de forma presencial.
– Para el caso de las audiencias penales, se hará de forma presencial la práctica de prueba cuando el juez lo considere necesario o a petición de parte sin que lo motive, y solo de forma excepcional se hará la práctica de pruebas virtualmente para garantizar la comparecencia de un testigo, experto o perito al despacho judicial. Sin embargo, cuando se haga de forma presencial, solo será exigible la asistencia física a la sede del juzgado, el juez, el sujeto de prueba y quien solicitó se llevara a cabo presencialmente, pudiendo los demás elegir el tipo de asistencia.
Notificaciones: Conforme al control de constitucionalidad hecho al Decreto, la sentencia C-420 de 2020, indicó que será obligatorio que el iniciador recepcione el acuse de recibido o se pueda constatar el acceso del destinatario al mensaje.
– Se adiciona el parágrafo 3: …se podrá hacer uso del servicio de correo electrónico postal certificado y los servicios postales electrónicos definidos por la Unión Postal Universal -UPU- con cargo a la franquicia postal. (copiado y subrayado textual)
Notificaciones por estado y traslados: Adiciona en el Parágrafo del artículo, indicando que una vez el iniciador haya enviado el traslado a los demás sujetos procesales, este se entenderá realizado a los 2 días y el termino comenzará a contarse cuando el iniciador recepcione el acuse del recibido o constate por algún medio el acceso del destinario al mensaje.  
Resolución de excepciones en la jurisdicción de lo contencioso administrativo y la Sentencia anticipada en lo contencioso administrativo: Importante anotar que no se presentaron modificaciones, porque estos temas no fueron tocados en la Ley 2213, debido a que son legislación permanente y fueron incorporados en el código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo a través de la Ley 2080 de 2021.

Se puede entonces observar, que, los Artículos como: Deberes de los sujetos procesales en relación con las Tics, Expedientes, Poderes, Emplazamiento para notificación personal, Comunicaciones, oficios y despachos, y Apelaciones en materia civil, familia y laboral no presentaron modificaciones, fueron integrados en su misma forma a la Ley 2213 de 2022, la misma que tendrá un capítulo especial en el informe anual que presenta la Rama judicial al congreso sobre el avance en transformación digital.

Existen retos importantes en la transformación digital del país, que cada sector esté de forma completa con avances tecnológicos y lleguen a zonas retiradas y de poco acceso a redes de internet, claramente será necesaria mayor inversión Estatal, pero se celebra este avance en Justicia Digital y uso de las Tics.

Por: Maria Salas Negrete, Junior Legal de Russell Bedford DSA Barranquilla.

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