Enseña el Código de Comercio: “Artículo 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.” (la negrilla no es del original)

En esta norma se regula por aparte la conservación y el registro de información.

Durante el período que se extendió desde la entrada en vigor del Código de Comercio hasta que se hizo aplicable lo dispuesto en el Decreto Extraordinario 19 de 2012 la contabilidad debía asentarse en libros inscritos ante una Cámara de Comercio, lo que implicaba que consistieran en papel. Ahora que esa inscripción se derogó y que no se ha resuelto sobre como inscribir la contabilidad electrónica, ésta puede llevarse y conservarse electrónicamente.

Desde la década de los años 50 del siglo pasado los contadores mundialmente han hecho uso de herramientas de tecnología de información, entre las que se encuentra los popularmente llamados como “paquetes de contabilidad”. Por lo general el dueño de estos paquetes es su escritor o desarrollador y el profesional contable solo es una persona autorizada para usarlos.

En estos casos, por regla general el profesional de la contabilidad no puede crear y entregar copia del programa, ni ceder sus derechos de usuario a no ser que se le haya autorizado expresamente para ello.

Así las cosas, durante la primera de las épocas mencionadas, el cliente debería recibir completamente su subsistema documental de la contabilidad, es decir, todos los soportes, comprobantes, libros e informes contables.

Contadores entrantes querían aprovechar los datos electrónicos, pero carecían de derechos para usar el respectivo software. Por tanto, el citado subsistema debía permitirles obtener todo tipo de información.

Sin embargo, clientes y contadores olvidaron el Estatuto Tributario en el que se contempla:

“Artículo 632. DEBER DE CONSERVAR INFORMACIONES Y PRUEBAS. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones, consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivo, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los, contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente prácticas en su calidad de agente retenedor.

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.” (la negrilla no es del original)

El deber de llevar contabilidad que recae sobre las empresas y el del comportamiento profesional hacían y hacen necesario que ambas partes tengan muy claro lo que implica asentar la contabilidad o conservarla por medios electrónicos.

Muchas veces se crean conflictos en torno a la contabilidad llevada electrónicamente, advirtiéndose que el profesional de la contabilidad no fue claro y exhaustivo en informar a su cliente de las consecuencias de sus modos de proceder.

El contador es responsable y debe asumir las indemnizaciones y castigos cuando lo que entregue a su cliente no le permita cumplir todas sus obligaciones en materia de sus libros y papeles.

En este momento, aunque no hay un reglamento sobre los libros y papeles contables electrónicos, se deben cumplir los principios consagrados en las normas, a saber: las exigencias de conservación, autenticidad e integridad de que trata la Ley 1314 de 2009 y las de orden, inalterabilidad, integridad, seguridad de la información y conservación que contempla el Decreto extraordinario 019 de 2012, así como la reproducción exacta según la Ley 527 de 1999. Lamentablemente la gran mayoría de empresas no han adoptado políticas a este respecto ni sus revisores fiscales cuidan de ello.

El subsistema documental de la contabilidad es un elemento esencial del sistema, indispensable en todo contrato de aseguramiento.

De manera que para el profesional que usa instrumentos electrónicos las cosas no tan sencillas como afirmar que no poder producir duplicados del programa, ni conceder respecto de él licencias de uso. Deb demostrar que hizo su trabajo con diligencia profesional y buena fe.

Bogotá, octubre 5 de 2024.