La Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés) lanzó una serie de tres recursos para ayudar a las pequeñas y medianas firmas de auditoría a implementar las Normas de Gestión de la Calidad emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB, por sus siglas en inglés) en diciembre de 2020, las cuales entraron en vigor a nivel internacional el pasado 15 de diciembre de 2022.

1. Norma Internacional de Gestión de la Calidad 1 (NIGC 1) – Gestión de calidad para las firmas que realizan auditorías o revisiones de estados financieros, u otros compromisos de aseguramiento de servicios relacionados
2. Norma Internacional de Gestión de la Calidad 2 (NIGC 2) – Revisiones de calidad del encargo
3. Norma Internacional de Auditoría 220 (Revisada) – Gestión de calidad de la auditoría de estados financieros

Este paquete de normas requiere que las firmas de auditoría tengan un sistema de gestión de calidad (SGC), el cual se configura como el mecanismo que crea un entorno para permitir y ayudar a los equipos de aseguramiento a realizar encargos con un alto grado de calidad. El objetivo del SGC es proporcionarle a la firma de auditoría una garantía razonable de que cumple -junto a su personal- con sus responsabilidades, realiza los encargos de acuerdo con las normas y los requisitos, y emite informes adecuados a las circunstancias.

En la “XI Cumbre del INCP – Conexiones por el futuro contable”, que se llevará a cabo del 25 al 27 de septiembre de 2024 en Cartagena, Colombia, se ahondará sobre la implementación de las NIGC en las pequeñas y medianas firmas de contadores. Los expertos Víctor Gómez y Juan Mac Sáchica brindarán orientaciones estratégicas acerca de cómo implementar efectivamente estas normas. Consulte la agenda académica completa de la XI Cumbre INCP aquí.

El primer recurso publicado por la IFAC se titula “Es tiempo de estar listos para las nuevas normas de gestión de la calidad”. Este se refiere al cambio de mentalidad que requieren dichas normas, aborda las generalidades del enfoque de control y gestión de calidad y ejemplifica introductoriamente cómo desarrollar un plan de implementación del SGC.

El segundo recurso publicado por la IFAC se titula “Elaboración de un plan de implementación detallado”. Este profundiza en el contenido del primer recurso ahondando en cuestiones como el enfoque gradual para identificar los objetivos de calidad, el proceso de evaluación y respuesta a los riesgos de calidad y la documentación del SGC.

Plan de implementación de los estándares de gestión de calidad

Según los recursos publicados por IFAC, el plan de desarrollo e incorporación de un SGC está dividido en tres grandes fases:

1. Establecer el objetivo de calidad de la firma.
2. Valorar los riesgos de calidad.
3. Identificar las respuestas adecuadas a los riesgos en la gestión de la calidad dentro de la firma.

Las anteriores fases deben dividirse a su vez en pasos más pequeños, tales como:

I. Asignar un líder de proyecto y realizar una contextualización previa

A menos de que sea el caso de una firma compuesta por un solo profesional, la debida implementación de un SGC empieza por asignar un gerente que ejecute el proyecto y establezca un cronograma de actividades, el cual no necesariamente tiene que ser la misma persona responsable del SGC. Del mismo modo, las firmas deben familiarizarse con el conjunto de normas de gestión de calidad y las guías de implementación por primera vez para comprender las definiciones incluidas en las normas y que estas sean claras para todos los involucrados en el proyecto de implementación.

II. Determinar los objetivos de calidad e identificar los riesgos de no lograrlos

De acuerdo con la NIGC 1, se debe realizar una reunión con las personas responsables y relevantes del proyecto de implementación del SGC para establecer objetivos de calidad en los siguientes componentes:

1. Gobernanza y liderazgo
2. Requisitos éticos relevantes
3. Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y compromisos específicos
4. Realización de encargos
5. Recursos humanos, intelectuales y tecnológicos, incluidos proveedores de servicios.
6. Información y comunicación

Esta reunión debe entenderse como un espacio de reflexión donde todos los participantes, a modo de lluvia de ideas, expresen qué cuestiones consideran importantes para alcanzar auditorias y encargos de aseguramiento con un alto nivel de calidad. Asimismo, se deben plantear las preguntas que se tengan sobre las disposiciones de las normas, revisar los objetivos de calidad definidos para cada componente y decidir cuáles se abordarán inicialmente.

En esta reunión pueden formularse preguntas como las siguientes: ¿qué significa la calidad para la firma?, ¿qué significa para la firma realizar un encargo de calidad?, ¿cuáles son los principios éticos, valores y actitudes profesionales que guían a la firma?, ¿quién está involucrado en los encargos y actividades de la firma y cómo el trabajo o función de esta persona impacta en la calidad que se pretende ofrecer?, ¿cómo se puede visualizar que la importancia de la calidad vive en las operaciones del día a día de la firma y en sus decisiones y acciones estratégicas?, entre otras.

Ahora, para identificar los riesgos, se debe responder al interrogante “¿qué podría fallar al alcanzar los objetivos de calidad?”, pues los riesgos son, individualmente o en combinación con otros riesgos, los factores que afectarían negativamente la consecución de los objetivos de calidad y tienen toda la posibilidad de existir. Así las cosas, se recomienda documentar en un ‘libro de trabajo’ cuáles fueron los objetivos y riesgos identificados, la descripción de la naturaleza de la firma, la probabilidad de que ocurran los mencionados riesgos y sus afectos adversos, así como la conclusión a la que se llegue sobre los mismos.

III. Designar responsabilidades

El siguiente paso a seguir es el de asignar responsabilidades. Se debe asignar quien será el primer responsable del SGC y de rendir cuentas sobre este, el responsable operativo del SGC y el responsable operativo de asuntos específicos sobre el cumplimiento de los requerimientos de independencia y del proceso de supervisión y monitoreo. IFAC subraya que en las firmas compuestas por un solo profesional, la responsabilidad de todo el SGC recaerá sobre esta persona.

IV. Recolectar información

Con el ánimo de identificar cualquier brecha, documentar y comprender la naturaleza y las circunstancias de la firma y considerar la probabilidad y las implicaciones de los riesgos, también es esencial recopilar información sobre las políticas y procedimientos existentes para abordar los riesgos de calidad, tales como:

• Manual de control de calidad actual
• Manual y sistema de auditoría
• Manual de recursos humanos
• Manual de tecnología de la información
• Otras políticas y procedimientos documentados
• Resumen de políticas o procedimientos informales o no documentados.

V. Respuestas a los riesgos

Respuestas adecuadas para atender los riesgos de calidad mitigan la posibilidad de que estos se materialicen y, por tanto, ayudan a la firma a alcanzar sus objetivos de calidad. En este paso, la firma debe adaptar o alinear sus políticas o procedimientos actuales a los riesgos de calidad identificados, crear nuevas políticas o procedimientos para responder a dichos riesgos y eliminar cualquier política o procedimiento que ya no sea efectivo o esté duplicado.

VI. Evaluar la información del SGC y comunicar

Las NIGC y la NIA 200 (Revisada) hacen énfasis en la recolección de información y en el ‘libro de trabajo’, pues son herramientas que ayudan a promover la difusión de las políticas y directrices finales sobre el SGC entre todas las partes involucradas. La firma debe documentar datos precisos, completos, oportunos y válidos para permitir el buen funcionamiento del sistema y establecer canales para facilitar su comunicación interna y externa.

Además de lo descrito hasta aquí, la segunda entrega de la serie de recursos publicada por IFAC también contiene información adicional y herramientas que proporcionan definiciones de términos clave, descripción de los objetivos de calidad que deben cumplirse para implementar un SGC exitoso, una propuesta de agenda para la reunión que se centra en la discusión de los objetivos de calidad y una propuesta de agenda para la reunión de la valoración de riesgos de calidad.

Para finalizar, cabe mencionar que el tercer recurso de esta serie será publicado a finales de este año (2023), y en él se abordará el tema de supervisión y monitoreo, el último paso para la implementación de un SGC.

Redacción INCP