A medida que las organizaciones avanzan en sus proyectos de transformación digital, la Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) se vuelve un elemento fundamental al momento de contar con procesos ágiles y confiables que permitan enfrentar los nuevos retos y oportunidades de negocio. Esto contribuye a una transformación integral a través de la sincronización de las áreas de la organización generando una aceleración y automatización de los procesos, y logrando que las operaciones sean más precisas.

Los beneficios de los sistemas ERP incluyen:

• Ganar mayor visibilidad de la organización.
• Aumentar la productividad y la eficiencia operativa.
• Reducir costos.
• Mejorar la competitividad.

No obstante, su implementación suele constituir una tarea desafiante para las organizaciones, pues elegir la estrategia de ejecución correcta incrementará las posibilidades de éxito. Según Deloitte, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para una implementación exitosa de los sistemas ERP:

• Priorizar el proyecto, el cual requiere un soporte de la alta gerencia y contar con la oportuna y conveniente asignación de los recursos para su ejecución.
• Los conocimientos en cuanto a la administración de infraestructura tecnológica e informática son obligatorios para el talento humano asignado al proyecto.
• Contar con un espacio físico común para el personal que trabaja en la iniciativa o, en su defecto, disponer de herramientas de colaboración, así como de un modelo operativo híbrido que asegure la agilidad y la disponibilidad permanente de los equipos dispersos geográficamente.
• Procurar que las modificaciones realizadas sean menores.
• En el caso de que exista un sistema heredado que se desee reemplazar, lo indicado es migrar hacia la plataforma SAP o algún otro sistema integrado de gestión empresarial. Además, durante esta fase se debe contratar un soporte externo temporal para su mantenimiento.
• Incluir los datos maestros en la preparación y la revisión de la calidad de los datos. También es primordial el establecimiento de un esquema de gobierno para asegurar la integridad y la confiabilidad de la información.
• Gestionar el cambio en todo el proceso de soporte de migración del sistema. Es importante cimentar el entrenamiento con la nueva plataforma para que los usuarios, durante el proceso, realicen con confianza las tareas que están bajo su responsabilidad. Además, es imprescindible la comunicación con los clientes y proveedores en este proceso de transformación.
• Establecer estándares adecuados para el manejo de errores y sus respectivas correcciones. No se debe escatimar tiempo ni esfuerzos en cada fase de prueba.
• Planificar la transición al sistema en vivo, por lo cual se debe contar con los equipos necesarios, un cronograma de actividades y suficiente tiempo para ejecutarlo. También es esencial implementar puntos de chequeo y rutas de salida en caso de que haya algún problema.
• Contar en la fase de cambio con el aval del ejecutivo de más alto rango financiero de cada unidad de negocio, el cual validará que la información de saldos sea correcta.
• Realizar un seguimiento continuo al proyecto y, ante cualquier retraso, alertar siempre los riesgos e incidencias que no se resuelvan a tiempo.

Ver: Artículo Deloitte

Redacción INCP a partir del artículo “12 recomendaciones prácticas para la implementación exitosa de ERPs” publicado por Deloitte.

Para más información consulte el artículo adjunto “12 recomendaciones prácticas para la implementación exitosa de ERPs” publicado por Deloitte.