La automatización consiste en convertir un proceso en algo simple y menos propenso a errores, a veces suprimiendo pasos innecesarios; por ejemplo, el contar con la posibilidad de ingresar facturas en un software en la profesión contable disminuye el número de equivocaciones y ahorra recursos.Elaboración propia 

Redacción INCP a partir de artículo publicado por Camilo Rodríguez. 

Para más información consulte el artículo titulado “La era de la automatización. Evaluación de precisión y ahorro de tiempo” publicado por Camilo Rodríguez. 

La era de la automatización

Evaluación de precisión y ahorro de tiempo

Es importante comprender qué es la automatización. No es algo mágico donde no tienes que interactuar. La automatización es el proceso de eliminar un paso a la vez o tomar una parte de lo que haces y hacerlo más simple, más fácil y menos propenso a errores. Dentro de mi empresa nos centramos en la automatización de los procesos que son más dados repetitivos y que no generan valor a la compañía.

A medida que observamos la automatización, hay áreas donde esperamos ver mucho crecimiento. Por ejemplo, ingresar tus facturas de compra en tu software contable, se eliminarán muchos errores humanos, lo que es un cambio significativo para toda empresa. Piensalo de esta forma dedicar mucho tiempo a corregir errores humanos no genera valor para tu empresa. Ahora la tecnología te da la oportunidad para ser mas eficientes en la digitalización contable y la oportunidad la tienes en AkountGo.

Es el TIEMPO un recurso no renovable y el que debemos apreciar puesto que no se recupera.

Uso de la automatización para reducir el error humano

Cuando se miran conjuntos de datos grandes, normalmente hay una tasa de imprecisión de más del 15% de la entrada de trabajo por parte de los humanos debido a la digitación o la lectura incorrecta de los datos.

Para poder eliminar esta tasa de error del 15% la automatización es importante. Como gerente de su área, su objetivo es ser lo más eficiente posible. Está tratando de reducir los costos de la que se gastaría para que alguien ingrese manualmente estos datos.

A menudo, los clientes, auxiliares contables y los mismos contadores olvidarán que cometieron errores cuando ingresan información contable. Entonces, si bien es posible que haya ingresado información incorrecta, por cualquier razón, sus clientes lo criticarán y comenzarán a evaluar su relación. Piensa cuál es la relación con tus clientes o con tus jefes, especialmente cuando se trata de un error significativo. Si es algo pequeño, es probable que lo resuelvan y continúen puesto que no es material. Pero si el error es material se va a poner en duda la calidad de tu trabajo.

Cuando estas cosas se vuelven consistentes, o crean algún tipo de gran problema para ellos dentro de su empresa, puede causar una interrupción importante en su relación. Con la automatización, es importante no tenerle miedo, ya que realmente puede beneficiar las relaciones con sus clientes o jefes directos. Puede asegurarse de que los datos se ingresen con mayor precisión, al tiempo que elimina el error humano y simplifica la cantidad de participación que debe tener, libera su tiempo para dedicar a los temas que lo apasionan, simplemente hacer lo que quiera con su TIEMPO.

Un sistema de IA no duerme. Puede funcionar 24/7, acelerando su tiempo de procesamiento.

Los datos están disponibles más rápido con la automatización

La automatización también hace que los datos estén disponibles para el cliente o su oficina más rápido. Un sistema de IA no duerme. Puede funcionar 24/7, acelerando su tiempo de procesamiento. Será necesario tener los datos disponibles más rápido para competir en el futuro.

También podrás generar mayor valor con tus relaciones. En lugar de hacer las cosas cada semana o cada dos semanas, solo le tomará unos minutos actualizar y procesar las facturas y enviarlas a los clientes para que las revisen y paguen. Básicamente, estás acelerando tu tasa de eficiencia.

Ahorro de tiempo con inteligencia artificial

Pensando en una factura grande con más de 100 líneas, habría llevado horas en el pasado, a veces hasta tres horas, procesarla.

Con AkountGo, esa misma factura solo tardó unos 30 minutos las primeras veces que se procesó con IA. Ahora es aún más preciso. Este es un enorme ahorro de tiempo cada mes con solo esa factura.

Cuando tienes un puñado de clientes o de facturas en picos de tiempo donde procesas todo al mismo tiempo, son varias horas estresado y trasnochando para entregar en los periodos pactados. Ahora, el Bot contable te reduce tu trabajo para procesar todas las facturas, simplemente tienes que escanearlas o que te las envíen digitalizadas.

Y cuando las facturas de los clientes aparecen en el mismo momento. La precisión es mucho más importante, lo que lo hace más fácil y ahorra una gran cantidad de tiempo.

Fuente: Camilo Rodríguez