Spatia INCP 

Spatia, 23 de septiembre de 2016

La factura electrónica

Antecedentes de la factura electrónica

No es la primera vez que oímos hablar de la factura electrónica. Sobre este tema se conoce algo desde aproximadamente el año 1994 en el que el Estatuto Tributario ya reconocía la factura electrónica como un documento equivalente. Tal vez lo más recordado recientemente fue un episodio del ex director de la DIAN, Juan Ricardo Ortega, que tuvo un incidente con la expedición de una factura y retomó el tema.

Algunas cifras recientes (2014) sobre las empresas que realmente facturan sus productos o servicios, muestran que son menos de 1.000 cuando existen cerca de 350.000 NITs con resolución de autorización de facturas. Anteriormente, la facturación a través de mecanismos electrónicos no fue bien acogida ni acatada, pero ahora existen las condiciones técnicas y legales para que se desarrolle en Colombia.

Características de la factura electrónica

El país ha venido avanzando en un proceso progresivo de suministro de información a la DIAN. Inicialmente fueron los bancos, luego vino la información exógena por parte de los contribuyentes y ahora los formatos más actualizados para el sistema MUISCA. Sin embargo, la factura electrónica ha sido pensada de otra manera. Será un documento desmaterializado que cumpla la función de evidencia y pueda ser entregada a una autoridad.

Las características de la factura electrónica establecen un mecanismo para que el comprador reciba los datos de su compra y a la vez se notifique a la DIAN la misma información. Por esto no se trata de un reporte a la DIAN sino de una información que puede ser usada para un eventual proceso civil o para aclarar posibles reclamos. No puede ser un reporte porque entonces la DIAN no podría divulgar esta información. Este hecho es relevante porque comienza a cambiar el concepto inicial que una factura se asimila a una letra de cambio. La elaboración de la factura será en un formato xml con 8 validaciones previas y puede ser transmitida una a una o por lotes. La factura puede emitirse en formato digital, físico y electrónico.

En este nuevo esquema de la factura electrónica tenemos varios actores. En primer lugar, están aquellas personas naturales o jurídicas obligadas a facturar; por otra parte, aquellos que quieren usar la factura electrónica y aunque están obligados no han sido notificados por la DIAN mediante resolución. Una tercera categoría, serían aquellas personas que desean aplicar la factura electrónica en forma voluntaria. Los otros actores son los compradores, las entidades verificadoras y los proveedores tecnológicos.

La primera decisión al respecto, para cada empresa que debe expedir factura electrónica, es sobre la manera como debe establecer su emisión. Depende de su negocio y el perfil de sus clientes porque algunos la pueden solicitar en físico y otros de manera digital. Además, aparece ahora el costo por la emisión de cada factura, correspondiente al servicio ofrecido por los proveedores tecnológicos que se están preparando y ya están apareciendo en el mercado. También ya se tienen algunas cifras estimadas del costo por factura y la manera como se ofrecerán dichos servicios, ya sea por planes que incluyen lotes o rangos de facturación. Seguramente, algunas empresas más grandes desarrollarán sus propios mecanismos y no tendrán que acudir a los servicios de dichos proveedores de tecnología especializada para la facturación.

Ventajas y desventajas de la factura electrónica

Se dice que de acuerdo con un CONPES, la DIAN debe ofrecer un servicio gratuito para que las personas puedan usar las facturas electrónicas; esto va dirigido especialmente a mipymes y se supone que estará listo para el año 2018.

Un tema relevante de la factura electrónica es la relación existente entre la evasión tributaria y la informalidad en los negocios.

Desde hace varios años, por lo menos 25, en los que se resolvió regular el tema de la factura, se decía que la evasión tributaria se movía por la informalidad en los negocios porque las empresas no registraban sus transacciones. Entonces iniciamos esta cadena en la que hoy seguimos. Se ve que el tiempo ha pasado y la situación sigue siendo la misma: la informalidad no ha disminuido y la conformación de las empresas formales no ha aumentado. Según Confecámaras, el 92% del comercio se hace a través de micro establecimientos.

Hoy la situación es similar a la de hace tantos años atrás, la obligación de expedir factura sigue recayendo en los negocios formales y ahora se convertirá en un sobre costo de operación con la factura electrónica. No se ha logrado que más responsables facturen. Al parecer, los empresarios ven cómo cada vez la tendencia regulatoria es a establecer más impuestos sin que se amplíe la base tributaria o se combata la informalidad.

La regulación en esta materia sigue teniendo los mismos problemas, incluso agravados. En lugar de unificar los efectos de la factura, se ha seguido insistiendo en la idea de establecer una regulación comercial y una tributaria. Una cosa es una factura comercial como título valor y otra como un documento para efectos tributarios. Hay que pensar desde ya si alguien se aparece con 7 documentos electrónicos como facturas y los particulares interesados aducen diferencias frente a la publicada en la DIAN. Que no suceda lo mismo que estamos viendo hoy con las múltiples ventas fraudulentas de libranzas donde no se tiene la certeza del documento original. Es preciso aclarar con mayor detalle ciertas prácticas de los negocios, como por ejemplo un restaurante que seguirá expidiendo una factura física frente a otros tipos de negocios que las deben publicar ante la DIAN. Entonces, al final, ¿la factura es para el comprador o para la autoridad tributaria?

Por otra parte, las ventajas pueden ser muchas. Los principales beneficiados son las grandes empresas porque contratarán o comprarán el software con las características exigidas y se quitarán muchos dolores de cabeza con las conciliaciones por la facturación, algunos errores o notas débito y crédito por los ajustes propios de la operación.

Al contrario, para las pequeñas empresas puede ocasionar mayores costos por la necesidad de contratar a un tercero para dar cumplimiento con los requisitos legales de la facturación electrónica.

Los negocios vienen cambiando con la tecnología; en especial, la digitalización de documentos. Casi todos los documentos y los hasta títulos valores ahora son digitalizados; es decir, los documentos físicos se desmaterializan y administran, como sucede con DECEVAL. Esto mismo es lo que debería pasar con la factura pero hay que favorecer a los más pequeños. Es importante disminuir el flujo de documentos físicos con apoyo de la tecnología y que además sea seguro.

A manera de conclusión, hoy existen 59 voluntarios que están haciendo pruebas piloto de la factura electrónica con la DIAN, de los cuales 49 de ellos son empresas de software. Ellos serán los primeros en conocer el sistema y luego ofrecerán sus servicios. 

Moderador:

Profesor Khadyd Arciria. 

Invitados:

Ing. Elton Gómez, Herman Andrés Adarme y Rafael Morales. 

Asistentes:

Hernando Bermúdez

Jorge Cardona

Edwin Castañeda

Angela Chaparro

Luis Eduardo Daza

Nancy Maribel Pachón Rodríguez

Antonio Perilla

Erly Diazmín Quintero López

Fanny Rodríguez Prada

Armando Salcedo

Patricia Sánchez Belalcázar