Documento de conclusiones

Spatia INCP, 25 de julio de 2017

Introducción

El material de estudio sugerido para esta sesión fue el Decreto 2420 de 2015 denominado Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera  y de Aseguramiento de la Información, al considerar diversas definiciones técnicas sobre la vida útil de los activos fijos.

Definición de la vida útil de los activos

De acuerdo con el Anexo 1 de la norma, para las empresas del Grupo 1, la vida útil de los activos está dada por: a) el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o b) el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad.

Al respecto, lo primero que se puede concluir es que se pueden tomar diferentes formas para determinar la vida útil de los activos, porque depende de la naturaleza de estos. Es diferente si se trata de una bodega, de una maquinaria o de un vehículo. La gran mayoría de estos bienes requieren de un avalúo técnico. Este es el caso del sector hospitalario donde se puede encontrar diversos aparatos (resonador, tac) que se siguen utilizando, aún vencida su vida útil. Es decir, en unos casos resulta sencillo pero en otras no es tan fácil determinar su vida útil. Actualmente, el componente tecnológico de los bienes es muy relevante para establecer su vida. Parece muy escueta la definición propuesta, al tener en cuenta la anterior disposición técnica del Decreto 2649 de 1993.

Hoy, con las normas internacionales, se privilegia la planeación antes que el criterio tributario o financiero. Es decir, se debe examinar con mayor cuidado la adquisición o reposición de activos y la expectativa de uso de sus bienes. Estas decisiones se verán reflejadas en la planeación que la gerencia hace sobre sus actividades futuras. Seguramente, la aplicación de esta planeación generará unas diferencias tributarias temporales (Ley 1819 de 2016). Esto afecta drásticamente la práctica usual de muchas entidades en establecer como vida útil para los activos la misma que se permite para efectos impositivos.

En resumen, el criterio que prevalece en la definición de la vida útil es la intención de uso del activo. Se trata de apelar a un concepto muy práctico en cada industria para identificar el tiempo en que espera utilizar el bien. Se puede acudir a la experiencia del negocio, a estadísticas de bienes similares o a construcción de indicadores de uso.

La definición de la vida útil depende del grupo al que se pertenezca

Para el grupo 2, la vida útil es el periodo durante el cual se espera que un activo esté disponible para su uso por una entidad o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.

Con esta otra definición propuesta en la norma, un poco más detallada, la vida útil no se determina con relación a un patrón o criterio que tiene que ver con unas expectativas, sino a cambio está determinada con relación a las características del activo. En ambos casos se trata de un criterio, el primero se refiere a cuánto va a durar el bien y el segundo por cuánto tiempo se va a usar.

Se desconoce la razón por la cual hay diferencias en estas definiciones de la vida útil de los activos.

Algunos cambios en la vida útil de los activos

Como resultado del proceso actual, algunas de las entidades modificaron la vida útil de sus activos. Por ejemplo, en una entidad que tiene equipos médicos fue necesario hacer subgrupos, una revisión detallada de sus características, averiguar en el mercado, contratar a un experto bioingeniero, verificar los registros del INVIMA, evaluar la necesidad o no de mejoras o reparaciones, recalcular la depreciación y determinar el remanente de sus vidas útiles.

En otro caso, también del sector salud, se hizo una revisión con base en la materialidad del valor de los equipos, se levantó un inventario detallado en cada pabellón, se reclasificaron según sus capacidades y forma de adquisición, para finalmente ajustar la vida útil y depreciación.

En muchas empresas, según la opinión de los asistentes a este spatia, se recalcularon las vidas útiles, se registró esta situación en el ESFA, se disminuyó el costo y el gasto por depreciación. Sin embargo, la recuperación del gasto tuvo un efecto mínimo en el patrimonio. En el activo, disminuyó la depreciación acumulada.

En el caso de una empresa de alquiler de equipo para construcción, se valorizaron los activos por un avalúo técnico de la bodega. Esta es una empresa del Grupo 2, que está en el segundo año y pasó ese activo de una vida útil de 20 años ya depreciada a una nueva vida útil de 50 años. El gasto de $3 millones está afectando el resultado financiero del negocio. La gerencia consideró que la aplicación de la norma internacional no fue lo mejor para ellos.

Distintas vidas útiles para los activos

Según la opinión de algunos asistentes, el criterio que han adoptado algunos avaluadores para determinar la vida útil de activos como los inmuebles ha sido, principalmente, la ubicación, las características del bien, las condiciones del mercado y del sector. Se destaca que muchos de estos profesionales han tenido en cuenta las normas internacionales y se han preparado para elaborar técnicamente estos avalúos contables.

Además, estos profesionales avaluadores han entendido las diferencias entre un avalúo comercial y uno para propósitos de normas internacionales de contabilidad.

No sucede lo mismo con bienes como otro tipo de inmuebles, flota de transporte y maquinaria. No hay muchos profesionales que conozcan de esta rama. Lo difícil es que se entiendan los criterios financieros que exigen las normas, por parte de estos expertos. Con el tiempo se irá mejorando estas metodologías.

La vida útil basada en términos de unidades de producción

Sin duda que resulta muy pertinente para ciertos negocios, por el tipo de activos, usar las unidades de producción para reconocer su vida útil. Lo importante es acabar con la práctica de atribuir los criterios fiscales a la vida útil de los bienes.

Por ejemplo, los accionistas de una empresa decidieron crear una inmobiliaria para administrar sus bienes después de haber modificado la vida útil de sus activos y reconocer las normas internacionales de contabilidad. El efecto fue tan significativo que decretaron dividendos y se pagaron con los bienes de la compañía. Estos mismos fueron el capital inicial de la sociedad inmobiliaria.

En conclusión, si la empresa es manufacturera, sería mucho más técnico reconocer la vida útil con base en las unidades de producción. En otros casos, será preciso revisar criterios diferentes.

Hay que construir esa cultura y no caer nuevamente en un proceso automático de adoptar el método más fácil. Es preciso involucrar a los profesionales y personas encargadas de la producción en la metodología de medición y reconocimiento del uso de los activos.

La vida útil como el resultado de varios componentes

Resulta interesante plantear en cada negocio, la manera adecuada de determinar la vida útil de los activos cuando es el resultado de varios componentes. Por ejemplo, se menciona la industria de servicios aeronáuticos en la que es necesario descomponer algunos activos, como el motor de las aeronaves del resto del bien. En estos casos se debería considerar la materialidad.

Otro aspecto a considerar, es el nivel de infraestructura tecnológica para determinar la vida útil y registrar el uso de los activos. Algunos negocios cuentan con una herramienta sofisticada (ERP) que permite calcular con un gran detalle la actividad, pero hay otras empresas que ni siquiera usan software especializado para reconocerla.

Los sistemas operativos y de registro deben contar con información suficiente para identificar aspectos como el nivel de uso, necesidad de reparación o repotenciación, vida útil o capacidad restante, entre otros. Esto es fundamental para reconocer adecuadamente el efecto contable.

Aquellos hechos que pueden ser susceptibles de formar parte de un activo, como las mejoras significativas, deben tener un adecuado registro. Esto implica contar con una política clara y un buen sistema de medición y registro. Sucede con frecuencia en las empresas constructoras que un activo obsoleto se pone en funcionamiento con el simple cambio de motor, por ejemplo.

No se puede priorizar lo fiscal ante lo operativo ni lo contable. Cada aspecto debe tratarse de manera adecuada para los fines propios.

Cambio de vida útil al final de cada periodo

Resulta por lo menos controversial la decisión de cambiar la vida útil de los activos al final de cada periodo.

Unas personas creen que se justifica en la medida que permite corregir los errores o elegir oportunamente la metodología más adecuada. De esta forma se pueden ajustar los avalúos, se pueden actualizar los datos, se puede revisar las métricas del uso, por ejemplo. Es la oportunidad para ajustar los errores o presiones en que se pudo incurrir con las políticas o al momento de preparación del ESFA. Es más, la norma permite dicha recomposición.

Al contrario, otros creen que si se hace una buena planeación y se hizo un buen ESFA, no deberían presentarse cambios drásticos o habituales en la forma de determinar las vidas útiles. No se puede estar “jugando” al error y al acierto. Si hay un cambio, que sea razonable. Tampoco puede ser para acomodarse a la situación fiscal, como ha sido la costumbre hasta ahora para muchos. No puede ser que, como ejemplo, una empresa quede en causal de disolución por los gastos de depreciación y el cambio de la vida útil de sus activos sea la manera para evitar dicha situación. Mucho menos puede ser la manera de cambiar los indicadores para obtener un crédito.

Finalmente, se comenta que el riesgo de incurrir en prácticas inadecuadas por las decisiones en este sentido, pueden incluso llevar a sanciones o medidas hasta penales con la denuncia que propone el fiscal general para los contadores. No se puede caer en el error de aceptar la decisión de la gerencia, así no sea técnicamente la correcta, simplemente por conveniencia, como pasa en algunas empresas. La determinación de la vida útil no puede ser usada para evadir impuestos y mucho menos para acomodar los registros contables a conveniencia de los administradores. Esta situación se debería denunciar so pena de incurrir en un delito, como se está planteando.

Moderadores:

Profesor Hernando Bermúdez Gómez 

Asistentes:

Katherin Patiño, Reiner García Lozano, Rubén Portela Sandoval, Mariela Rangel L, María Teresa Martin Cárdenas, Amid Humberto Castillo Candela, Angela Chaparro, Clenia Causil, Luis Eduardo Daza, Johana Cano, Hernando Bermúdez, Gloria E Rodriguez, Diana Patricia Valencia Rodriguez.