Los desafíos de contratar y retener personal junto con las presiones inflacionarias hacen que la eficiencia sea cada vez más importante, para lo cual es necesario usar los recursos disponibles. Las pequeñas y medianas firmas contables (SMP, por sus siglas en inglés) han hecho grandes esfuerzos en el área de eficiencia de la práctica contable para enfrentar algunos desafíos inéditos de los últimos años, pero las mejoras continuas serán aún más desafiantes. Este artículo se basa en algunas de las ideas compartidas en una reunión reciente del Grupo Asesor de Pequeñas y Medianas Firmas Contables (SMPAG, por sus siglas en inglés) de la Federación Internacional de Contadores Públicos (IFAC, por sus siglas en inglés) y analiza cómo las SMP pueden seguir buscando de manera eficaz la eficiencia.

Invertir en aras de la eficiencia

Muchas SMP han trabajado incansablemente para mejorar la eficiencia mediante la estandarización y la automatización de procesos, pero los esfuerzos del pasado a veces no son suficientes para mantener la competitividad en el entorno actual. Puede ser necesario usar nuevas herramientas y tecnología solo para mantenerse actualizadas, además de considerar la estandarización y la automatización como procesos iterativos.

A las SMP que ya tienen su personal saturado se les dificultará asignar recursos para buscar y abordar dichas oportunidades, y hacerlo puede parecer contraproducente si se adopta una visión a corto plazo. En especial, esto ocurre cuando existen costos externos y el personal se ve cada vez más exigido. En estos casos, es necesario considerar con cuidado los costos y beneficios teniendo en cuenta una visión a largo plazo con el fin de tomar decisiones correctas para el futuro de la práctica y no solo para las necesidades inmediatas.

A menudo es necesario invertir en capacitar a las personas para mejorar la eficiencia. La posibilidad de que los miembros del equipo tengan la capacidad de apoyar el trabajo en diferentes servicios, como la preparación de cuentas, la auditoría, los impuestos corporativos y los impuestos personales, puede ser muy beneficioso, pues permite que las mismas personas trabajen en varios proyectos para el mismo cliente. Contar con equipos multidisciplinarios también puede traducirse en tener menos tiempo de inactividad, ya que las personas pueden distribuirse en diferentes tareas del trabajo. Estas capacidades son difíciles de encontrar y atraer en el mercado laboral, por lo que las firmas deberían considerar capacitar al personal existente para ampliar sus habilidades. Una vez más, es imperativo considerar con detenimiento los intereses para la firma a largo plazo frente a las necesidades inmediatas.

Es probable que las firmas mejoren su desempeño más rápido si existe una cultura de mejora continua dentro de esta. Esto significa alentar a todos los miembros del equipo a preguntarse por qué y cómo se hacen las cosas y explorar formas alternativas que permitan realizar las tareas más rápido sin comprometer la calidad.

La “sobrerregulación” (Gold Plating) puede malgastar recursos si no se agrega valor al cliente

Las SMP tienen el privilegio de comprender lo que valoran sus clientes y muchas aprovechan este conocimiento para brindar servicios de manera efectiva. Si bien buscar la perfección puede parecer un objetivo noble, a menudo los clientes no están dispuestos a pagar por un servicio «enchapado en oro». En caso de que haya áreas que los clientes valoren y estén dispuestos a pagar por perfección, se puede formular una estrategia para centrarse en dichas áreas. Esta evaluación debe realizarse después de considerar debidamente las expectativas del cliente desde el punto de vista de calidad y rendimiento.

En la búsqueda de la eficiencia también puede ser necesario analizar la relación con el cliente. Es fácil para una firma, sin importar su tamaño, caer en la trampa de aceptar todo el trabajo que ofrezca un cliente. Si bien se puede argumentar que al hacerlo se brinda un importante mecanismo de apoyo al cliente, llevar a cabo tareas rutinarias en favor de este puede resultar costoso si estas tareas demandan mucho tiempo. Si se estimula y capacita, el cliente puede realizar estas tareas internamente, lo que les permite a las SMP tener más tiempo para realizar trabajos que aporten mayor valor. Para hacer cambios en este aspecto, se puede empezar con ser más abiertos a la hora de compartir el costo de las actividades y proporcionar desgloses a los clientes para que sea posible evaluar de manera conjunta dónde se agrega el mayor valor. Este enfoque es particularmente importante cuando la firma cuenta con poco personal.

Otra trampa de valor en la que pueden caer las firmas, independientemente de su tamaño, es apegarse a los anticipos, incluso cuando el trabajo no tiene mucho sentido económico. Se debe considerar la opción de cancelar el trabajo cuando su naturaleza sea problemática o cuando los servicios prestados no aporten un beneficio económico. El anticipo en tales casos puede, además de ser un desafío económico, afectar la moral del personal. Solo se puede evaluar si un cliente es conveniente desde el punto de vista económico cuando el tiempo invertido se cobra con precisión en los trabajos.

La calidad no solo beneficia al regulador

Los recientes avances en la profesión, con la introducción de nuevas normas de gestión de la calidad y un escrutinio regulatorio cada vez mayor, exigen a las SMP tener mayor énfasis en demostrar calidad. Es fácil pensar que la búsqueda de la calidad solo aumenta los costos, pero a veces la eficiencia también puede verse beneficiada. Por lo general, hacer las cosas bien desde el principio es el enfoque más rentable, e introducir iniciativas como la revisión del trabajo por parte de pares puede ser de utilidad cuando el tiempo del personal directivo es limitado, además de que es costoso que el personal de mayor rango vuelva a hacer el trabajo. También existe un riesgo para la reputación si se entrega un trabajo deficiente.

Obtener la calidad adecuada depende del buen uso de los recursos, por lo que las SMP deben tener un proceso presupuestario eficaz. Esto significa que antes de incurrir en cualquier costo, se debe considerar si este coincide con lo que el cliente puede estar esperando. Las herramientas como la evaluación comparativa con otras firmas contables pueden ser valiosas, pero es necesario que las firmas estén abiertas a compartir información. Por otra parte, la creación de redes informales de apoyo mutuo puede resultar muy útil para las empresas.

Este artículo se publicó originalmente como The Effective Pursuit of Practice Efficiency del órgano de contadores profesionales Institute Federation of Accountants.

Autor: Peter Hollis

_{“Este documento titulado “The Effective Pursuit of Practice Efficiency” que la Federación Internacional de Contadores (IFAC) publicó en inglés el 17 de octubre de 2023, lo ha traducido al español el Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia (INCP) el 11 de diciembre de 2023 y se utiliza con permiso de IFAC. El texto aprobado de todas las publicaciones de IFAC es aquel que IFAC publique en lengua inglesa. La IFAC no asume responsabilidad por la exactitud y completitud de la traducción ni por ninguna medida que se tome como consecuencia de lo anterior.
Texto en inglés del documento titulado “The Effective Pursuit of Practice Efficiency”, © 2023 cuyo autor es la International Federación Internacional de Contadores (IFAC). Todos los derechos reservados.
Texto en español del documento titulado “Cómo ser eficaz en la búsqueda de eficiencia de una firma contable”, © 2023 cuyo autor es la International Federación Internacional de Contadores (IFAC). Todos los derechos reservados.
Título original: “The Effective Pursuit of Practice Efficiency”.
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