Desde el primero de enero empezó a regir la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto del 2021 de la Superintendencia de Sociedades. Allí se modifica la regulación sobre Programas de Transparencia y Ética Empresarial de una manera profunda: se establece quienes deben implementarla, los requisitos mínimos para asegurar su efectividad al combatir la corrupción y el soborno transnacional, los requisitos para quien sea designado como oficial de cumplimiento, los plazos para su implementación y las sanciones que puede aplicar la SuperSociedades por no implementarlo.

Redacción INCP a partir de la nota publicada por Crowe

Para más información consulte el artículo titulado “Entra en vigor nueva regulación para los Programas de Transparencia y Ética Empresarial” publicada por Crowe

Entra en vigor nueva regulación para los Programas de Transparencia y Ética Empresarial

El 1 de enero del 2022 entró a regir la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto del 2021 de la Superintendencia de Sociedades por medio de la cual se modificó integralmente la regulación sobre Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) con el fin de ampliar su ámbito de aplicación y profundizar sobre sus requisitos mínimos para garantizar su efectividad para combatir la corrupción y soborno transnacional, bajo los siguientes principios:

Quienes deben implementar PTEE: la citada Circular Externa estableció que están obligados a implementar un PTEE las siguientes empresas:

• Las sociedades vigiladas que a 31 de diciembre del año anterior hayan realizado transacciones con personas naturales o jurídicas extranjeras, por valores desde 100 SMLMV; y hayan obtenido ingresos totales o activos totales desde 30.000 SMLMV.
• Las Empresas que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente, hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMMLV; y que hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a 30.000 SMMLV.
• Empresas de los sectores farmacéutico, infraestructura y construcción, manufacturero, minero-energético, TICs, comercio de vehículos, y accesorios, o de actividades auxiliares a servicios financieros que a 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con entidades estatales, por una cuantía igual o superior a 500 SMLMV y hayan obtenido ingresos totales desde 3.000 SMLMV o activos totales desde 5.000 SMLMV.

¿Qué requisitos tienen los PTEE?: los PTEE deben ser diseñados según las características de cada compañía y deberán: i) Estar fundados en una matriz de riesgos de corrupción y/o soborno transnacional que permita identificar, evaluar, y controlar dichos riesgos y determinar la metodología aplicada para ello; ii) Identificar señales de alerta según los factores de riesgo; iii) Contar con un Oficial de Cumplimiento a cargo de administrar el PTEE que cumpla los requisitos establecidos en la regulación; iv) Incluir políticas sobre entrega de regalos, remuneraciones, beneficios, contribuciones políticas, donaciones y otras conductas que puedan dar lugar a los riesgos; v) Incluir procedimientos de auditoría sobre su aplicación y tendientes a su actualización; vi) Incluir procedimientos de debida diligencia periódicos según el tipo riesgo, para sus contratistas, sociedades subordinadas, empleados y terceros, entre otros.

Requisitos para ser designado como Oficial de Cumplimiento: la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento de una Compañía deberá cumplir los siguientes requisitos: i) Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social; ii) Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de Riesgo C/ST y entender el giro ordinario de las actividades; iii) Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo C/ST y el tamaño de la Entidad Obligada; iv) No pertenecer a la administración, a los órganos sociales o pertenecer al órgano de revisoría fiscal; v) No fungir como Oficial de Cumplimiento, principal o suplente, en más de 10 Empresas, v) Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de sociedades que lo conformen; vi) Estar domiciliado en Colombia, entre otros.

Plazo para la implementación de PTEE: el PTEE deberá adoptarse a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que se cumplieron los requisitos y por hasta tres años después de que se dejaron de cumplir.

Sanciones por no implementar el PTEE: la Superintendencia podrá imponer multas hasta de 200 SMLMV para quien incumpla las normas relativas a la implementación del PTEE.

Fuente: Crowe