La Superintendencia de Sociedades, a través del Oficio No. 220- 171064 del 8 de agosto de 2022, respondió a una consulta relacionada con el domicilio del oficial de cumplimiento en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) y en el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). La pregunta gira en torno a la posibilidad de que no sea necesario que el oficial de cumplimiento, designado en las empresas obligadas a implementar estos sistemas, esté domiciliado en Colombia y pueda ejercer sus funciones de manera remota atendiendo a la nueva realidad laboral de las organizaciones.

Para responder a la consulta, la SuperSociedades aclara que entre el oficial de cumplimiento referido y el sujeto obligado a adoptar los sistemas SAGRILAFT o PTEE, no necesariamente debe mediar una relación de carácter laboral. Así pues, se otorga libertad a la compañía para determinar la conveniencia de vincular a este profesional a través de un contrato de prestación de servicios o de uno de naturaleza laboral.

Independientemente del tipo de vínculo que exista, la SuperSociedades indica que dada “la importancia de la labor preventiva de riesgos a cargo de un Oficial de Cumplimiento, contemplado tanto en el SAGRILAFT como en el PTEE, resulta obligatorio que éste tenga un altísimo nivel de especialidad en el conocimiento de las operaciones y en el desarrollo minucioso del objeto social del sujeto obligado a adoptar tales sistemas”. En este sentido, la entidad se remite al Capítulo X y XIII de la Circular Básica Jurídica donde se señala que el oficial de cumplimiento deberá entender el giro ordinario de las actividades de la empresa obligada, es decir, conocer en detalle los procesos derivados del desarrollo del objeto social de la empresa. La implementación de SAGRILAFT y PTEE exige la participación del oficial de cumplimiento tanto en el diseño, dirección, implementación y auditoría, como también en su verificación y monitoreo.

Así pues, es importante que exista una inmediación total en el desarrollo de las

obligaciones del oficial de cumplimiento que le permita el conocimiento de la actividad económica, el mercado, los canales de comercialización, la estructura organizacional, administrativa y de recursos humanos, entre otros, para que pueda identificar plenamente y de primera mano, los riesgos a los cuales está expuesta la empresa.

Por lo anterior, la SuperSociedades resuelve que el oficial de cumplimiento debe estar domiciliado en Colombia, lo cual garantiza que este disponga de una lógica derivada de la experiencia personal obtenida de forma directa que le permita comprender correctamente al sujeto obligado y las variables que rodean sus operaciones. Por último, se precisa que esta disposición no resulta un obstáculo para que en ocasiones excepcionales y, según criterio de la empresa obligada, el oficial de cumplimiento pueda adelantar tareas en forma remota.

Ver: Oficio No. 220- 171064 de 2022

Redacción INCP