Desde la rueda hasta el acelerador de partículas, la tecnología ha jugado un papel fundamental en el desarrollo de la humanidad permitiéndonos hacer cosas imposibles para nuestro cuerpo —como volar— o acceder al conocimiento de una mejor manera. En particular, ya sea dándonos facilidad de hacer sumas de grandes cantidades con facilidad usando el ábaco o procesando millones de registros con las analytics, la tecnología también marca el ritmo de evolución de la profesión contable y permite enfocarnos en los procesos que solo un humano puede hacer, como el análisis, relacionamiento y gestión de la información entre variables.

Es por eso que hoy hacemos la recopilación de las 5 herramientas modernas más avanzadas utilizadas por las empresas y que debemos aprovechar en nuestro día a día.

Softwares e inteligencia artificial

Cuando el registro de operaciones se convirtió en una tarea tediosa y la contaduría se volvió una profesión que debe superar la teneduría de libros, era necesario darles espacio a los profesionales para desempeñarse más allá de las cuentas sin dejarlas atrás. Además de esta, existen muchas razones obvias para llevar la contabilidad con sistemas tecnológicos, pero ¿qué ventajas traen consigo estos sistemas?

Las ventajas de usar un software van desde el momento del ingreso de los datos en donde se evita el error de mala asociación de cuentas, ya que con la parametrización pertinente algunos sistemas utilizan las partidas concretas; esto claro, verificado por el contador.

Y es acá donde empieza a participar la inteligencia artificial, pues realiza automáticamente procesos o crea recordatorios de actividades a seguir con el tiempo que corran peligro de pasar desapercibidas. Algunos claros ejemplos son los registros de amortización, depreciación, recordatorios de pago de cuentas, impuestos, etc.

Por último cabe resaltar la facilidad en la creación de reportes de información pues resultaría tedioso en una empresa con un gran número de registros la agrupación de las cuentas y su procesamiento, cosa que algunos softwares pueden hacer sin problema.

Apps para contadores

Los contadores también son personas, y como tales necesitan soluciones rápidas y a la mano. Para eso se crearon las aplicaciones móviles o apps, para facilitar nuestras vidas. Y al respecto, hacemos una pequeña recopilación de unas apps que puede descargar para que le ayuden en el desarrollo de del día.

• DIAN consulta: indispensable para el contador colombiano. Brinda información básica sobre temas tributarios en Colombia.
• Evernote: esta app permite crear notas, como post-notes pero con imágenes y audios, si lo necesita.
• Dropbox: no puede faltar. Guarde y comparta archivos de toda clase con sus contactos.
• 1Password: gestor de contraseñas. Permite generar y guardar contraseñas de alta seguridad.
• Freshbooks: usada para generar facturas y tener seguimiento de estas.
• Mis Finanzas: manejo de cuentas personales, para que pueda provechar su dinero al máximo.
• ClevCal–Calculadora: para apoyo a operaciones rápidas puede usar la app con cálculos simples, conversores, recordatorios, entre otras.
• Traductor de Google: úselo para consultas de textos en otro idioma en palabras, textos, imágenes o audios.

La nube

La contabilidad en la nube se refiere a dejar de usar datos de programas instalados en un ordenador que pueden llegar a ser objeto de daños, intromisiones, etc., y se enfoca en el uso de un software que almacena la información y realiza los procesos en una red en internet. Así, se deja de lado tener que cargar una USB con la información de la empresa para que esta pase a estar disponible todo el tiempo solo con una conexión a internet. Estos programas de nube realizan las operaciones automáticamente, evitan la necesidad y el riesgo implícito del manejo de cuentas e información. Recordemos que los errores humanos son una de las mayores causas de los inconvenientes de contabilidad de las entidades.

Blockchain

En estos tiempos todo lo revolucionario está ligado a internet y el blockchain no es diferente. Con su acenso al mundo de los negocios, especialmente gracias a la Bitcoin, se crea un amplio margen de operaciones en donde este sistema puede desempeñarse.

Por ejemplo, esta tecnología puede servir como base para garantizar la trasparencia de las operaciones al recopilar la información de los involucrados y almacenarla en una base inmodificable para las partes; de esta forma se evita que la información sea manipulada luego de ser generada. También brinda una base sólida para el manejo de operaciones en el mismo lenguaje y la misma moneda; desarrolla procesos logísticos con mayor facilidad y permite la interacción coordinada fuera de las reglas de los participantes en cualquier proceso.

Analytics

Las analytics son la compilación de softwares inteligentes, que recopilan, relacionan y analizan información de forma masiva para soportar la toma de decisiones del usuario. Juegan un papel importante en las empresas que las adoptan ya que permiten el conocimiento de variables que pueden llegar a ser en extremo dispendiosas o imposibles de conseguir en el mismo tiempo con un proceso manual.

El análisis de datos en forma masiva en auditoría supone una gran ventaja, ya que brinda una oportunidad única: realizar un proceso de auditoría a todas las operaciones y minimizar así el riesgo de omitir información importante o sesgar datos relevantes por el muestreo.

¡Aproveche!

Como se da cuenta, existen herramientas muy útiles en el mercado que le ayudarán a tener un mejor desempeño profesional, solo tiene que buscarlas, estudiarlas, adquirirlas y sobre todo ¡aprovéchelas!

Redacción INCP