Planificar el futuro permite a las pequeñas y medianas firmas contables (SMP, por sus siglas en inglés) generar resiliencia, calidad y satisfacción del personal. Algunas de las mejores historias de éxito provienen de aquellas firmas que planifican con detenimiento su estrategia. Sin embargo, en medio de la lucha diaria contra las grandes cargas de trabajo con recursos muy limitados, los asuntos operativos pueden acaparar la atención en muchas SMP. Si no se comprende la importancia de la planeación estratégica, las SMP pueden encontrarse con que las actividades de menor valor, pero con fecha límite, tienen prioridad sobre la importantísima tarea de planear eficazmente para el futuro.
Este artículo se basa en una reciente sesión del Grupo Asesor de Pequeñas y Medianas Firmas Contables (SMPAG, por sus siglas en inglés) de la Federación Internacional de Contadores Públicos (IFAC, por sus siglas en inglés) para destacar la importancia de la planeación estratégica y cómo las SMP pueden introducir prácticas para afrontar el futuro. Incluye tres plantillas de recursos para ayudar a las SMP a desarrollar e implementar un plan estratégico:
Cómo sortear las barreras del pensamiento estratégico
La estructura y la cultura organizacional de una firma pueden evitar que una estrategia sea eficaz, la cual depende de herramientas como la planeación y la previsión para fundamentar la toma de decisiones. En aquellos entornos en los que históricamente los esfuerzos se han concentrado en el mantenimiento de las líneas de servicio tradicionales y en el desempeño previo, en lugar del crecimiento o la diversificación, podría ser necesario hacer cambios significativos de pensamiento. En algunas SMP, llegar a un consenso entre varios socios de capital también es desafiante, al igual que el miedo a abordar las exigencias de nuevos clientes y las expectativas del personal en caso de cambio. Por lo tanto, es posible que el cambio deba ser gradual y tome tiempo, por lo que es importante comenzar a dar los primeros pasos y confiar en el proceso.
Sin duda, el costo es otro factor. Una estrategia eficaz exige invertir tiempo del personal y de la dirección que, de lo contrario, podría dedicarse al trabajo con los clientes y, en algunos casos, puede ser necesario complementarlo con consultores externos. La fuerte competencia por los negocios, la escasez de personal y el cambio constante también pueden hacer que establecer una visión u objetivos a largo plazo parezca poco realista, pero precisamente estos son los entornos en los que el pensamiento a futuro puede aportar los mayores beneficios. La cantidad de personal en las empresas más grandes puede permitir la diferenciación de funciones, lo que puede posicionar a algunos miembros del personal para desarrollar y perfeccionar sus habilidades en la elaboración de estrategias, mientras que otros pueden enfocarse en el servicio. Pero en las SMP, puede resultar más difícil para el personal adquirir conocimientos a través de la experiencia de esta manera, y también puede resultar más difícil liberar al personal de la tarea de prestar el servicio. Colaborar con otras firmas es una buena forma para que las SMP superen estas desventajas con respecto a las firmas más grandes.
Cómo desbloquear el valor de la planeación estratégica
Es poco probable que la planeación estratégica tenga éxito en una SMP a menos que toda la firma comprenda muy bien el valor que puede y va a aportar. Es un desafío evaluar las necesidades futuras de recursos sin comprender qué servicios se prestarán y con qué frecuencia o volumen. (Esto también es importante para cumplir con los requisitos de gestión de calidad descritos en la NIGC 1). La ausencia de pensamiento estratégico también puede llevar a ignorar herramientas importantes como la planeación de contingencias.
El destino a futuro de una firma contable también puede estar determinado por las interrupciones de los servicios previstos debido a cambios legales o regulatorios. Del mismo modo, la tecnología puede hacer que algunos de los flujos de trabajo tradicionales de las SMP sean redundantes y esto obligue a trasladarse a nuevos servicios para evitar la contracción. La atracción y retención de personal también puede verse obstaculizada a menos que la firma contable analice el entorno en busca de cambios y responda a estos cambios con iniciativas y mejores prácticas que el personal valore. Esto podría complicar la escasez de talento y hacer que el desarrollo de futuros líderes sea improbable.
La planeación estratégica también genera resiliencia. Puede hacer posible capacitar a varios miembros del personal y socios para que trabajen en diversas áreas. También puede hacer énfasis en comprender la importancia de las relaciones con el personal clave. El enfoque estratégico garantiza que una SMP piense en el desempeño de manera amplia y establezca indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) en torno al crecimiento, la retención de talento y la satisfacción del cliente, además de la rentabilidad. Hace que sea menos probable que se descuiden las inversiones en tecnología y seguridad de la tecnología de la información (TI) por darle prioridad a los objetivos de corto plazo. Por otra parte, es claro que la transformación no solo se trata de crecer: a veces, dimensionar correctamente la firma y terminar relaciones con algunos clientes es igualmente importante y la estrategia también puede ayudar a concentrarse en este asunto.
Dar los primeros pasos
Para las SMP que han ignorado la planeación estratégica, la tarea puede parecer abrumadora, pero hay mucho valor que se puede desbloquear al iniciar dicho esfuerzo. A continuación se indican algunos pasos que pueden dar las firmas que comienzan este viaje:
- Analice los cambios propuestos al proceso de planeación con el personal y las partes interesadas clave para asegurarse de que todos estén de acuerdo con la visión y los objetivos estratégicos (o las “metas principales”).
- Utilice herramientas “antiguas”, como un análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), para comprender su entorno y cualquier condición interna o externa que pueda afectar su estrategia.
- Establezca pocos y diversos indicadores clave de desempeño (KPI) que reflejen verdaderamente el desempeño en las áreas más importantes de su firma contable (por ejemplo, satisfacción del personal, satisfacción del cliente, rentabilidad y crecimiento).
- Tenga en cuenta cómo se utilizará la TI para respaldar las operaciones futuras, qué inversiones pueden ser necesarias en tecnología y qué servicios de seguridad de TI se requerirán para mejorar la competitividad y la calidad.
- Desarrolle un resumen de la estrategia en una página. Este puede mostrar la visión, la misión, los valores, los objetivos estratégicos y los KPI asociados para su firma. Debe compartir dicho resumen con todo el personal, ya que la transparencia los ayuda a comprender los objetivos a los que contribuyen y puede inspirarlos.
- Identifique el apoyo que su Organización Profesional de Contaduría (PAO) puede brindarle en materia de planeación estratégica. Puede haber recursos útiles disponibles adaptados a su jurisdicción. Averigüe si hay grupos de trabajo basados en estrategias a los que pueda asistir y comience a construir relaciones con otras firmas para compartir conocimientos y prácticas.
- Establezca un cronograma para revisar la estrategia, pues esta debe estar vigente y revisarse con frecuencia.
Conclusión y dónde buscar más orientación
La planeación estratégica es esencial para el éxito y el crecimiento de las SMP y puede generar un gran valor para las SMP que están inmersas en un entorno empresarial en constante cambio. Al dar los primeros pasos en la planeación estratégica, las SMP pueden concentrarse mejor en alcanzar el éxito a largo plazo. En el Módulo 1 de la Guía para la Gestión de Firmas de Contadores (para las SMP) de la IFAC puede encontrar recursos más detallados que abarcan la “Planeación para su firma”. Este material aborda la creación de una estrategia competitiva, la necesidad de planeación empresarial, la planeación de relaciones eficaces con los clientes y el personal, y el desarrollo de planes para las diversas funciones dentro de la firma. La Guía incluye más información sobre el proceso de planeación estratégica, como una introducción al pensamiento estratégico y un proceso de planeación estratégica de ocho pasos. También existen listas de verificación útiles para la autoevaluación de la posición de la empresa y los asuntos que se deben abordar en el proceso de planeación. Recuerde: crear un plan estratégico es solo el principio de este recorrido; convertir la estrategia en acción es la única forma de desbloquear el verdadero valor de las herramientas estratégicas.
Para complementar la información de la Guía para la Gestión de Firmas de Contadores, hemos elaborado tres plantillas de recursos:
Este artículo se publicó originalmente como Strategic Planning in SMPs: Embrancing the Future del órgano de contadores profesionales International Federation of Accountants.
Autores: Harpal Singh y Christopher Arnold
“Este documento titulado “Strategic Planning in SMPs: Embrancing the Future” que la Federación Internacional de Contadores (IFAC) publicó en inglés el 6 de septiembre de 2024, lo ha traducido al español el Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia (INCP) el 25 de octubre de 2024 y se utiliza con permiso de IFAC. El texto aprobado de todas las publicaciones de IFAC es aquel que IFAC publique en lengua inglesa. La IFAC no asume responsabilidad por la exactitud y completitud de la traducción ni por ninguna medida que se tome como consecuencia de lo anterior.
Texto en inglés del documento titulado “Strategic Planning in SMPs: Embrancing the Future”, © 2024 cuyo autor es la Federación Internacional de Contadores (IFAC). Todos los derechos reservados.
Texto en español del documento titulado “Planeación estratégica en las SMP: afrontando el futuro”, © 2024 cuyo autor es la Federación Internacional de Contadores (IFAC). Todos los derechos reservados.
Título original: “Strategic Planning in SMPs: Embrancing the Future”. Póngase en contacto con Permissions@ifac.org con el fin de solicitar permiso para reproducir, almacenar, transmitir o darle otros usos similares a este documento”.
