De los tres elementos de fraude: presión, racionalización y oportunidad, el peor es la oportunidad. Muchas veces las compañías inducen a sus empleados a cometer crímenes que ellos ni siquiera hubieran considerado. Algunos fraudes se perpetran y perpetúan debido a la oportunidad, algunos ejemplos:

• Estar demasiado familiarizado con las operaciones (incluyendo encubrimiento de capacidades y una posición de confianza sin ninguna clase de supervisión).
• Relación cercana con proveedores y otras personas clave.
• Una empresa que no informa a los empleados acerca de las normas o medidas adoptadas para combatir el fraude, o que omite hacer acciones de seguimiento para asegurarse que los stakeholders entiendan las expectativas.
• La rápida rotación de los empleados clave, ya sea por renuncia o despido.
• Falta de vacaciones obligatorias, rotación periódica o transferencia de los empleados clave que asumen las funciones de leer y responder la correspondencia que llega durante la ausencia del titular.
• Falta de políticas de personal basadas en buenas prácticas y procesos adicionales de escrutinio para la selección en la contratación de nuevos empleados en puestos de manejo y confianza. Por ejemplo, conocer el historial de crédito, antecedentes criminales y verificación de todas las referencias a través de terceros.
• La ausencia de políticas de personal explícitas y uniformes que sean de conocimiento de todos los empleados, y que la organización aplique consistentemente.
• No existen registros de actos deshonestos o medidas disciplinarias, lo cual sienta un precedente y envía un mensaje muy claro al resto de la organización.
• No se requiere que ejecutivos revelen información material e importante que impactaría las decisiones de inversionistas o posibles inversionistas.
• Una gestión deshonesta o excesivamente dominante, controlada por unos pocos.
• Operar en crisis, “apagando incendios” todo el tiempo.
• No prestar atención a los detalles. Los contadores forenses buscan más allá de los números y registros para determinar la posibilidad de que un fraude ha existido, está ocurriendo o va a ocurrir.
• Expectativas de productividad y resultados de gestión poco realistas.
• Las malas prácticas de compensación evidencian injusticia y fomentan un clima de animadversión hacia la organización.
• La falta de seguridad y protección de los documentos y bienes de la compañía al interior y exterior.
• Falta de programas de formación y entrenamiento que refuercen los conceptos de ética e integridad en todas las acciones.

Los empleados pueden cometer fraude en nombre de la empresa, por lo que es necesario estar alerta a algunos indicadores o “red flags” que podrían evidenciar la existencia de estas situaciones. Algunas circunstancias que pueden contribuir a la presencia de fraude en una organización son:

• Operaciones vinculadas.
• Una estructura empresarial compleja que pretende hacer perder la pista de transacciones sospechosas.
• Equipo de auditoría interna ineficaz que no planea procedimientos para detectar fraude en la organización.
• Una empresa altamente computarizada y sin los debidos controles en los sistemas de información.
• Una empresa atípica o una industria “hot”. No existen precedentes de desempeño, ya que es nueva en el mercado y puede ser el resultado de un mercadeo agresivo para posicionar esta industria.
• Una empresa que utiliza varias firmas de auditoría o que las rota con frecuencia.
• Una empresa que se niega a proveer lo que los auditores necesitan para llevar a cabo sus dictámenes o que demora la entrega de documentos.
• Una empresa que utiliza varios asesores jurídicos en diferentes áreas y que los cambia a menudo, puede ser un indicador de que está involucrada en prácticas ilegales. Una vez que los abogados las descubren, prefieren rescindir sus servicios por no comprometer sus principios.
• Una empresa que utiliza un número inusualmente grande de instituciones financieras, implica que la situación real de la empresa no se muestra a través de ninguno de ellos.
• Problemas con varias agencias reguladoras como la administración de impuestos.
• Transacciones inusuales al final del año que podrían indicar algunos de los métodos de manipulación de la información financiera.
• Un inadecuado sistema de control interno o la no ejecución del mismo. De nada sirve tener los controles si no van a ser aplicados, comunicados y monitoreados.
• Prácticas contables indebidas fuera de los principios contables generalmente aceptados.
• Desorden en el manejo de los records contables y falta de personal suficiente en el departamento de contabilidad.
• Una empresa que inadecuadamente da a conocer, en sus revelaciones de estados financieros, prácticas cuestionables o inusuales en el manejo de su contabilidad.

Son innumerables los indicadores de fraude que pueden estar a la vista de directivos y empleados, los cuales son ignorados o simplemente pasan desapercibidos. Un excelente programa de auditoría forense y prevención de fraude ayuda a crear conciencia y a alertar a todos en la organización. Crear una política de cero tolerancia al fraude es la mejor medida para prevenirlo. Recuerde, prevenir siempre es mejor que detectar e investigar. Warren Buffet sugiere, como la mejor práctica para la contratación de personal de manejo y confianza, que “Cuando contrate empleados, busque tres cualidades: integridad, inteligencia y energía. Y si los empleados no tienen la primera, las otras dos te aniquilarán”.

Fuente: Revista Del Fraude – Por Consuelo Di Guglielmo