Procedimientos sustantivos de acuerdo con las NIAs

Procedimientos sustantivos de acuerdo con las NIAs

nia-402Procedimientos sustantivos, significa pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría para detectar representaciones erróneas de importancia en los estados financieros, y son de dos tipos:

  • Procedimientos analíticos sustantivos ; y
  • Pruebas de detalles de transacciones y balances

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría, 330, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), el auditor deberá diseñar y ejecutar procedimientos sustantivos para cada clase de transacción importante, saldo de cuenta y revelación, independientemente de los riesgos evaluados, para lo que puede considerar la aplicación, sólo, de procedimientos sustantivos analíticos, o pruebas de detalles o una combinación de procedimientos sustantivos analíticos y de pruebas de detalles.

La decisión del auditor sobre qué procedimientos debería utilizar dependerá, según su juicio profesional, de su expectativa de efectividad y eficiencia de los procedimientos disponibles. Esto dependerá de qué tan efectivo y eficiente sea el procedimiento (que proporcione evidencia de auditoría y fácil de aplicar); es decir, que se logre cumplir con los objetivos de la auditoría, de la manera más rápida y eficiente.

Las pruebas sustantivas las debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables.

¿Que son primero los procedimientos analíticos o las pruebas de detalle?

Es recomendable realizar primero los procedimientos analíticos debido a que los resultados de estos pueden impactar la naturaleza y alcance de las pruebas de detalle. Los procedimientos analíticos nos pueden ayudar a identificar áreas de riesgo en aumento, y el aseguramiento obtenido de los procedimientos analíticos sustantivos reducirá la cantidad de aseguramiento necesario de otras pruebas.

Momento oportuno para la ejecución de las pruebas sustantivas

Cuando nuestro trabajo es para opinar sobre los estados financieros al cierre a 31 de diciembre, no es buena práctica auditar cierres mensuales debido a que esto es desgastante para el auditor y no le permite enfocar su trabajo en aquellas áreas en donde puede proteger o crear valor para el cliente.

En lugar de auditar estos cierres mensuales el auditor puede realizar una buena planeación y evaluación de procesos para identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y evaluar el diseño y la efectividad de los controles clave que mitigan los riesgos identificados. Con base en los resultados de estas pruebas se define el alcance de los procedimientos sustantivos.

Una buena práctica es realizar los procedimientos sustantivos en dos momentos, un pre cierre y en el cierre de fin de año.

Pre cierre:

El pre cierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de última hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc.). El pre cierre es recomendable realizarlo entre agosto y octubre.

 Un factor clave de éxito para un pre cierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administración de la compañía, es decir que la compañía debe preparar sus estados financieros al pre cierre como si fuera el cierre de fin de año. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informándole los beneficios que va a traer para las dos partes.

Algunas situaciones que podemos identificar en el pre cierre y que se deben comunicar al cliente para que realice los respectivos ajustes al cierre a 31 de diciembre.

  • Necesidad de practicar avalúos a los activos de la compañía
  • Necesidad de depurar las conciliaciones (bancos, deudores, inventarios, activos fijos, proveedores, etc.)
  • Necesidad de ajustar las provisiones (cartera, inventarios, contingencias etc.)
  • Necesidad de realizar el inventario de fin de año
  • Necesidad de ajustar las depreciaciones
  • Necesidad de actualizar el cálculo actuarial (Compañías que tienen a su cargo pensionados)
  • Necesidad de solicitar certificados de las inversiones
  • Necesidad de conciliar las confirmaciones recibidas 9. Ajustes de los saldos por las confirmaciones recibidas
  • Entre otras.

Existen dos procedimientos que consideramos se deben incluir en el pre cierre teniendo en cuenta su relevancia para la obtención de evidencia suficiente y adecuada.

  1. Planear la participación en la toma física de fin de año

Antes del cierre a 31 de diciembre, el auditor deberá planear su participación en la toma física de fin de año, con el fin de definir el alcance y la logística necesaria para su participación.

  1. Envío de confirmaciones a clientes y proveedores

Las confirmaciones de clientes y proveedores son las más difíciles de conseguir y pueden implicar invertir mayor tiempo para identificar posibles ajustes, teniendo en cuenta que en los casos en donde se presentan diferencias el cliente debe entrar a conciliar sus cifras con las cifras del tercero que confirmó. Por lo anterior, recomendamos que estas confirmaciones se envíen con un corte antes del cierre a 31 de diciembre (Ejemplo, con corte a 31 de octubre), para que el proceso de obtención, análisis y ajuste se realice antes del cierre. Para los meses que no cubren la confirmación el auditor deberá ejecutar procedimientos adicionales por el periodo no cubierto.

Cierre

 Si se decide por efectuar procedimientos sustantivos en una fecha intermedia (Pre cierre), el auditor cubrirá el periodo restante realizando procedimientos sustantivos combinados con pruebas de controles para cubrir el periodo en cuestión; o si el auditor determina que es suficiente, únicamente aplicar procedimientos sustantivos adicionales, que ofrezcan una base razonable para ampliar las conclusiones de auditoría de la fecha intermedia al final del ejercicio.

 Si se detectan errores inesperados cuando el auditor evalúa los riesgos de error de importancia relativa a una fecha intermedia, éste deberá determinar si la evaluación de riesgo relativa y la naturaleza, oportunidad o alcance planeado de los procedimientos sustantivos, que cubren el periodo restante, requieren de alguna modificación que podría incluir la ampliación o modificación de los procedimientos efectuados. 

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Fuente: Auditool – Vladimir Martínez R.

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