La auditoría de los gastos de transporte, es un proceso en el que el auditor debe asegurarse de que solo lo que se debe pagar es correspondiente a los gastos de envío y a la empresa. Es posible realizarla por un programa, el cual hace la mayor parte de trabajo, sin embargo, se debe tener especial cuidado en situaciones específicas, las cuales exigirán que el proceso de revisión se realice a mano. El objetivo de este tipo de auditoría, es corroborar los pagos, ya que en algunos casos las empresas de envíos pueden excederse en el cobro y a un largo plazo puede afectar los recursos destinados por la empresa, puesto que según las estadísticas estas gastan millones de dólares enviando sus productos. 

Redacción INCP a partir del artículo publicado por Auditool – Garry Oswald 

Para mayor información, puede referirse al artículo titulado “Auditoría a los gastos de transporte” de la fuente Auditool – Garry Oswald. 

Auditoría a los gastos de transporte 

Auditorías de facturas de transporte: ¿Qué son y por qué son importantes?…Y los beneficios que los negocios globales pueden obtener.

Los gastos de envío pueden constituir hasta el 10 % de los gastos totales de una empresa. No es inusual que las compañías gasten millones o decenas de millones de dólares anualmente para enviar sus productos con las compañías transporte de carga o con transportistas de paquetes pequeños como UPS y FedEx. ¿Pero sabía usted que es común que las principales empresas de transporte cobren de más?

Los precios en el sector del transporte son complejos y, en muchos casos, las compañías cometen errores o no cumplen con los requisitos de servicio. La facturación en el entorno de la logística de hoy contiene una mirada de cargos y descuentos, tarifas de base, recargos de combustible y cientos de cargos adicionales. Existen muchas posibilidades de que ocurran errores y hay que protegerse. Ahí es donde la auditoría de facturas de transporte entra en juego.

¿Qué es una auditoría de facturas de transporte?

Como concepto, la auditoría de facturas de transporte es sencilla de entender. La idea es asegurarse de pagar solo los gastos de envío que le corresponden a usted y nada más. En la mayoría de los casos, el software hace el trabajo duro. Sin embargo, algunos aspectos de la auditoría deben hacerse a mano. Todo esto sucede una vez que la factura se recibe y al transportista no se le paga sino hasta después de determinar que la factura es correcta.

¿Qué revisa una auditoría de facturas de transporte?

Los sobreprecios se presentan de diferentes maneras. Algunos son más difíciles de detectar que otros, ya que hay que saber lo que se está buscando. He aquí una muestra de lo que una auditoría de facturas de transporte verifica:

1. El control del descuento: ¿Los descuentos en la factura coinciden con el acuerdo de precios con el transportista?
2. ¿El transportador cometió un error matemático?
3. Retraso en la entrega: si su envío certificado fue entregado tarde, usted no paga.
4. Facturas duplicadas: estas son extremadamente comunes en la industria del transporte.
5. Cargos adicionales incorrectos: no debe pagar ningún cargo adicional del que usted haya sido previamente eximido en sus acuerdos con el transportista. Los gastos que no sean objeto de exención deben ser facturados al precio adecuado.
6. ¿Están todos los impuestos facturados correctamente?
7. ¿El transportador registró incorrectamente el kilometraje o los códigos postales?
8. ¿Se facturó el tipo correcto de producto?

¿Cuáles son los beneficios de la auditoría de facturas de transporte?

Además de ahorrar en costes de envío, los beneficios adicionales de la auditoría de facturas de transporte incluyen:

1. Reducción de los gastos administrativos relativos a la gestión de facturas y cuentas por pagar de la empresa si se utiliza un servicio externo o un software.
2. Retorno casi inmediato de la inversión.
3. Acceso a informes detallados sobre logística y envíos.
4. Capacidad para analizar e interpretar los datos de envío rápidamente.
5. Influencia para negociar mejores tarifas con los transportistas que pueden permitirle enviar sus productos a los clientes de manera más rápida y a un costo menor.
6. Oportunidades para volver más rentable su sistema de envíos.
7. Comprender el verdadero costo de un envío.

¿Debería usted auditar sus facturas transporte en la empresa o subcontratar?

En la inmensa mayoría de los casos, tiene más sentido subcontratar la auditoría de las facturas de transporte. La organización de su propio equipo y la implementación del software requerido para alcanzar el nivel de sofisticación de un servicio profesional requieren tiempo, dinero y experiencia en TI que probablemente usted no tenga.

Si su empresa prefiere manejar sus procesos de manera interna, algunas compañías de auditoría de facturas de transporte han creado software que pueden instalarse en la infraestructura de su empresa para que pueda aprovechar los beneficios de la auditoría automatizada sin tener que subcontratar el proceso y el pago.

De acuerdo con el documento de 2016 “Estudio Logístico de Terceros” (2016 Third-Party Logistics Study), el 31 % de las empresas encuestadas usan servicios externos tanto de auditoría de facturas de transporte, como de pago. Eso no significa que el 69% restante haga su propia auditoría de transporte internamente; puede que no estén haciendo auditoría en lo absoluto. Así que muchas empresas podrían estar perdiendo los beneficios de la auditoría de facturas de transporte. Incluso después de incluir los gastos de auditoría, utilizar un servicio de auditoría de transporte y de pago le permite a usted ahorrar dinero, reduce las horas que cuentas por pagar gasta trabajando en las facturas de envío y le permite recopilar datos valiosos.

Para las empresas inteligentes con gran volumen de envíos, la auditoría de facturas de transporte no es una opción, es una necesidad.

Con la creciente complejidad de los precios del transporte de carga y de paquetes, la auditoría de facturas de transporte es una necesidad apremiante para el año 2016 y en adelante. Con tantos beneficios disponibles, incluyendo el ahorro inmediato en los costos, la optimización de las operaciones de cuentas por pagar y la capacidad de rastrear rápida y fácilmente sus gastos de logística; la auditoría de facturas de transporte se convierte en un arma clave en el arsenal de su empresa. 

Fuente: Auditool – Garry Oswald