Administrar correctamente una empresa implica abarcar todos los factores que influyen en su funcionamiento, crecimiento y desarrollo. Un punto clave para esto es el control, pero existen casos en los que se piensa que delegar menos funciones hace que se pueda aplicar más control y de esta forma ahorrar más recursos para la empresa. Allí es en donde aparece la segregación de funciones, que será un factor fundamental para lograr que el control se ejerza de la manera adecuada y más adelante no se encuentren fallas o errores en los procedimientos a causa de delegar menos para ahorrar más. 

Redacción INCP a partir de artículo publicado por Auditool – Por Marco Hernando Bonilla 

Para mayor información, puede referirse al artículo titulado “La segregación de funciones – Aspecto clave de control en los procesos de la organización” de la fuente Auditool – Por Marco Hernando Bonilla. 

La segregación de funciones – Aspecto clave de control en los procesos de la organización

¿Cómo hacerlo? Se tiene la creencia que entre menos deleguemos, más control se ejerce y se ahorran muchos recursos, pero esa falsa pretensión hace que con el tiempo lo barato salga caro, ante el manejo ineficiente e irregular en la administración de una empresa, ya sea familiar o limitada, puesto que el escaso control no genera responsabilidades.

Veamos cómo el segregar funciones, no solo disminuye de manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, sino que a la vez, posibilita blindar un modelo que se enfatiza en el AUTOCONTROL.

La segregación de funciones implica:

• En primer lugar, que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes roles que juegan dentro de la misma.

• Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son encomendadas.

• Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde parten sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de sus compañeros de grupo, área o proceso.

• Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico de decisión de su empresa.

• Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliaruna transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación, ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades independientes.

• Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes, puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.

• Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.

En ese orden de ideas y bajo mi perspectiva, donde más debe existir segregación de funciones es en: 

-Tesorería: por ser el área más sensible, en razón del manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía. 

-Cartera: dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros. 

-Inventarios para la venta: especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia, depende uno de los activos más valiosos de la empresa. 

-Activos fijos: de su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la compañía. 

-Nómina: la selección, la incorporación y el pago de personal, garantiza contar con talento humano adecuado, además identifica plenamente responsabilidades de incorporación de novedades. 

-Contabilidad: posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional para la toma de decisiones acertadas. 

-Los sistemas de información automatizados: hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control, en la medida que estén segregadas las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores, y quienes tengan la autorización de modificar dicha información.

En síntesis, son políticas acertadas en la organización: comprender y definir las responsabilidades; evaluar los recursos del personal para determinar la mejores prácticas; apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema; y predeterminar los flujos de trabajos automatizados.

Fuente: Auditool – Por Marco Hernando Bonilla