De lo estipulado en el artículo 110, el artículo 422 y el artículo 424, contenidos en el Código de Comercio, y referentes a la normatividad para la celebración y convocatoria para reuniones extraordinarias, se puede inferir que el carácter de las reuniones ordinarias se origina en primera instancia de su objetivo principal o de su temario, este es el de posibilitar el que el máximo órgano social realice su respectiva situación financiera de fin de ejercicio, y además, de considerar la fecha en que se celebre, la cual debe estar fijada dentro de los tres primeros meses del año. Entonces, si la fecha de esta reunión ordinaria ya está pactada, pero es cambiada por alguna circunstancia, esta será una sesión extraordinaria con temario de ordinaria.

 Redacción INCP a partir de artículo publicado Superintendencia de Sociedades

 Para mayor información, puede referirse al artículo titulado “Modificación de la época de la reunión ordinaria pactada en los estatutos sociales – Convocatoria a reunión extraordinaria” de la fuente Superintendencia de Sociedades

 Modificación de la época de la reunión ordinaria pactada en los estatutos sociales – Convocatoria a reunión extraordinaria

 De acuerdo con lo contenido en el Código de Comercio los siguientes artículos estipulan:

 Artículo 110. Contenido de la Escritura de Constitución. «La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:

 La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias….». Artículo 181. Reuniones Ordinarias y Extraordinarias. «Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos….».

 Artículo 422. Reuniones Ordinarias. «Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social”.

 Artículo 424. Convocatoria a las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas. «Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes».

 De las normas citadas se advierte cómo el carácter de las reuniones ordinarias deriva en primer lugar, de su temario u objetivo esencial, el cual es permitir que el máximo órgano social se ocupe de considerar las cuentas de fin de ejercicio y analizar la situación de la sociedad y segundo, de la época en que se realice, esto es dentro de los tres primeros meses del año. En ese orden de ideas, si en los estatutos sociales se ha estipulado una fecha exacta dentro de los 3 meses del año para llevar a cabo la reunión ordinaria, y esta por cualquier circunstancia es variada, la respectiva sesión tendrá carácter de extraordinaria, aunque con temario de ordinaria.

 Concepto 220 013469 / 01-02-2016 / Superintendencia de Sociedades

 Fuente: Superintendencia de Sociedades