Aunque la duda se mantiene, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ya se manifestó al respecto en el concepto 071735 de julio 18 de 2000. Dado que los viáticos ocasionales corresponden a gastos extraordinarios que surgen durante el desempeño de cierta labor específica no constituyen un ingreso, siempre y cuando se entreguen los soportes correspondientes para realizar el reembolso al trabajador. Si esta entrega no se da, son considerados ingresos.

Redacción del INCP a partir de lo publicado por CIP Auditores

Para mayor información, puede revisar la publicación titulada “¿Viáticos ocasionales no constituyen ingresos para los empleados?” de la fuente CIP Auditores. 

¿Viáticos ocasionales no constituyen ingresos para los empleados?

A la pregunta ¿Los viáticos ocasionales no constituyen ingresos para los empleados oficiales?

Ahora bien, respecto a si los viáticos constituyen ingreso laboral o no, ya este despacho (la DIAN) en concepto 071735 de julio 18 de 2000 expresó:

Ingreso laboral es todo lo recibido dentro de la relación laboral, legal o reglamentaria sin tener en cuenta la denominación que se le atribuya. 

Los viáticos es uno de los ingresos recibidos dentro de la relación laboral legal o reglamentaria. Pueden ser ocasionales o permanentes. Los ocasionales son los recibidos en forma esporádica o extraordinaria para cubrir gastos de alimentación, alojamiento y transporte del trabajador para desarrollar labores fuera de su sede. Los permanentes recibidos en forma regular por los trabajadores, que prestan por sus funciones fuera de la sede en forma habitual. 

Los ocasionales, en cuanto constituyan reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para desempeño de sus funciones, no constituyen ingresos cuando se entreguen al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso para que el pagador las pueda tomar como gastos propios de la empresa. En el evento en que lo recibido no corresponda a reembolso de gastos constituye ingreso. 

Los viáticos permanentes por constituir un ingreso regular del trabajador se considera salario. 

De lo anterior se puede concluir que solamente se pueden exceptuar del carácter de ingresos los viáticos ocasionales cuando ellos son asumidos como gastos propios de la empresa.

¿Cuáles son los soportes para demostrar que los viáticos ocasionales no constituyen ingresos para el empleado oficial?

De la doctrina vigente es viable concluir que los viáticos destinados exclusivamente a sufragar en forma ocasional gastos de manutención y alojamiento durante el desempeño de sus comisiones oficiales percibidos por los empleados del sector oficial, soportados por la resolución que los reconoce, en cuanto son gastos directos de la respectiva entidad, y no constituyen para el trabajador remuneración ordinaria del servicio, no se acumularán para efectos de establecer los ingresos brutos requeridos como base para los obligados a presentar declaración de renta anualmente.

Fuente: CIP Auditores